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Hitachi

株式会社 日立ソリューションズ西日本

人事に関する帳票のほぼ100%を電子化。環境経営の推進を実現!

エフピコ様ご紹介

スーパーマーケットや食料品店などで使用される簡易食品容器の専業メーカーとして1962年に創業。
以来、プラスチック製食品容器のトップメーカーとして、さまざまなニーズに応える容器を提供するとともに、リサイクル食品容器として初めてエコマーク表示の認定を取得するなど、環境経営も積極的に推進されています。

お客さま プロフィール

設立 1962年7月24日
資本金 131億5,062万5,630円
所在地 広島県福山市曙町一丁目12番15号
業種 簡易食品容器の製造・販売
URL

抱えていたのは、こんな課題


株式会社エフピコ
情報システム部
ITソリューション課マネージャー
谷本 孝治様

株式会社エフピコ
人事部人事課 マネージャー
粟村 泰紀様

株式会社エフピコ
人事部人事課
豊原 美紗様

全社を挙げて取り組む環境経営の総仕上げとして、
また煩雑で高リスクな帳票業務軽減のため、
帳票業務の電子化が急務だった。

株式会社エフピコ様では、2000年から環境経営活動の一環として、日々の事業活動で生み出される一日数万枚にのぼる、紙による帳票類を電子帳票化するプロジェクトを進められてきました。本プロジェクトの最終段階として手がけられたのが、人事関連の中でも給与・賞与・源泉徴収等に関する帳票の電子化でした。

「平成18年法律第10号」により、2007年1月1日以降、給与所得の源泉徴収票、給与等の支払い明細書及び特定口座年間取引報告書を電子交付することが可能となったこともあり、情報システム部門と人事部門が共同プロジェクトを立ち上げ、電子帳票化の総仕上げとしてシステム導入に着手されました。

同社では、約3,000名弱の従業員が全国各地で業務を行っていたことから、帳票業務における非効率、高コストといった問題はもちろん、それ以外にも様々な課題を抱えていたといいます。まず第一は、すべての給与明細書を本社の電算室で一括して印刷することによる問題でした。

「電算室の管理については、高いセキュリティレベルを保っていましたが、それでも入室さえできれば目に触れてしまうわけです。このリスクを回避するために、印刷をしている数時間は担当者がずっと監視しなくてはなりませんでした」(谷本氏)
第二の問題は、配送業務にかかわるトラブルでした。

「全国各地の事業所やグループ会社すべてに間違いなく仕分けして、給与配布日の1日前に必着するよう配送するために、慎重かつスピーディーに対応しなければならず、肉体的な疲労とともに、精神的にも緊張を強いられる作業となっていました。こうして、最善を尽くして作業をしても、期日が守られない場合がありました。さらには、臨時的に社員が工場間を移動していることもあり、このままでは誤配にもつながるのではないかと不安感を募らせていました」(粟村氏)
このように同社では、重大な事故が発生する前に電子帳票化をスピーディに実現することが急務だったのです。

こうして課題を解決

携帯電話にも対応する機能とスピーディな対応が『Hi-PerBT モバイル給与』を選んだ決め手。
その実感通り、実に短期間で導入を実現!

給与明細を電子帳票として配布するシステムは数多く製品化されており、同社はこれらをひとつひとつ綿密に検討。その中で、『Hi-PerBT モバイル給与』に選んだ決め手は、携帯電話まで対応している点だったといいます。
「弊社は、営業所や物流拠点、工場、本社スタッフ、そしてグループ会社など、様々な拠点で多くの従業員が働いており、その雇用形態も正社員ばかりでなく、派遣社員や契約社員、パート、アルバイトと、実に多様化していました。こうした従業員一人ひとりに平等に電子帳票配布のメリットを享受してもらえるかどうかを重視していたため、携帯電話での対応は必然だったのです」(粟村氏)

また、導入を決定づけたもう一つの理由が、日立ソリューションズ西日本の対応の速さでした。
「どのITベンダーにも同様に課題を相談したのですが、それを受けて提案をもらえるまでの時間が一番早かったのです。短期導入の実現はもちろん、導入後もサポートデスクに問い合わせることが多いと予想されていましたので、そんな時でも迅速に回答してもらえるという期待感を強く感じました」(谷本氏)
その実感通り、『Hi-PerBT モバイル給与』に決定してから実際に導入まで、実に短期間で導入を実現。

「初期導入としては、給与と賞与、源泉徴収という必要最低限のシステムを明確化したことも一つの要因でしたが、日立ソリューションズ西日本がそのセットアップ作業を担当することで、スピーディかつスムーズな導入を実現したといっていいでしょう。本格導入後もトラブルなく順調に稼働しており、大変満足しています」(粟村氏)
自分たちに必要なシステムを明確にされることが、スピーディな導入を実現するだけでなく、導入後も期待する効果を発揮させることができる秘訣であるといえるでしょう。

そして、成功実現!

社内で独自にカスタマイズを行うことで、
人事に関する帳票の、ほぼ100%電子化を達成し、47%ものCO2削減(*)を実現!

導入の効果は目に見える形ですぐに表れたといいます。
「人事部の作業工数を測ってみたところ、従来、プリントアウトして手分け作業を完了するまでに、8〜10時間かかっていたのが、2〜3時間で完了することになり、また、配送遅れもないため、ほんとうに効率化できて、助かっています」(豊原様)

初期導入においては、電子化する帳票数を絞った同社ですが、導入後、自分たちで独自にカスタマイズを行い、住民税の税額や退職金のポイント通知など4つの帳票を電子化。現在では、人事に関するほぼ100%の電子化を実現したと言っても過言ではないといいます。
「特に、住民税の税額通知書では、社内の情報システム部門にアドバイスを仰ぎながら、人事部スタッフ自身が電子化作業を行いました。本当にパソコンの扱える人なら誰でもカスタマイズなども行える簡単さを実感しています」(谷本氏)

この結果、各種帳票を配送完了するまでにかかっていた2日間という工数を削減するとともに、紙の削減等によって、47%のCO2削減(*)を実現。同社が推進している環境経営をも強力に推し進めることにつながったといいます。
「当社のCSR Reportにも、『Hi-PerBT モバイル給与』による紙削減の取り組みが掲載されています」(粟村氏)

システム導入により、業務を大幅に効率化するのはもちろん、環境経営のさらなる推進をも実現し、新たな時代にふさわしい企業へと発展を続けるエフピコ様。その企業活動を支えたのは、『Hi-PerBT モバイル給与』の充実した機能であり、お客さまの成功を真摯に支援する日立ソリューションズ西日本であったといえるでしょう。

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日本環境効率フォーラム「ICTの環境効率評価ガイドライン」に基づいた算出値

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