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株式会社 日立ソリューションズ西日本

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) はじめに

紙文書管理ソリューション 『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け)は重要書類の綴りにバーコードラベルを貼り、入出庫、棚卸、廃棄までのステータス個品管理するシステムです。

営業店・本部の伝票や帳票などの重要書類を集中管理することにより、誤廃棄や紛失が防止できるほか、保管スペースの管理を支援します。


バーコードリーダと
ハンディターミナル

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) こんなお悩みありませんか

  • キャビネットや金庫に入りきらないほど膨大な書類が保管されている。
  • 過去書類への問い合わせ依頼があったが保管場所も不明確。すぐに取り出せない。
  • 誤った廃棄や紛失でお客さまへ御迷惑をかけてしまう可能性がある。

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) ご提案システム

紙文書管理ソリューション 『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け)でお客さまの問題を解決します。

  • 店頭スペースの戦略的な活用
  • 重要書類の集中管理によるさらなる事務の堅確化、効率化
  • 文書の紛失、誤廃棄による情報漏洩の未然防止

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) 特長

長時間に渡る書類保管状況を厳正に管理できます

書類の綴り発生時点で種別ごとに文書マスタから属性情報をセットし、台帳登録するとともに、バーコードラベルを発行します。保管期限が到来するまで、文書管理センタの保管庫で保管します。

厳正な期日管理が実現できます

営業店・本部から文書管理センタへ保管されるまでの期日、持出登録後、持出先の保管場所へ保管登録されるまでの期日を管理します。

役席者の承認によるワークフロー管理が可能です

文書の登録、および持出予約したものは、管理者の承認があるもののみ処理を可能とします。

豊富な管理帳票を標準でサポートします

持出指示表、廃棄予実績、棚卸指示表など業務で必要な各種帳票を標準機能でサポートしています。

操作ログを取得し、監査への対応も万全です

誰がいつ文書を保管したのか、持出したのかの履歴を取得し、検索・表示することが可能です。また、各画面の操作ログを取得します。

各種媒体の管理も可能です(拡張性)

CD/DVDやDATテープなど各種媒体の管理にも対応可能です。

ICタグによる管理も可能です(オプション)

書類綴りを入れたダンボール箱にICタグを貼り付けることにより、更なる棚卸作業の効率化を図ります。また、検索機能により所在不明な書類を探し出すことも可能です。

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) 運用例

日々発生する様々な重要書類について、営業店/文書センタ(本部)間の業務に合わせて簡単・確実に、そして廃棄期限到来までのライフサイクルの中で、どこにどのような状態で書類が保管されているかを厳正に管理します。

また、店舗統廃合など金融機関固有の業務にも対応しています。


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『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) 画面イメージ

お知らせ画面
当日の作業対象件数やお知らせが一覧で表示されます。

文書登録画面
発生した文書を台帳登録します。

検索条件入力画面
保管されている文書を様々な条件で検索します。

検索結果一覧画面
該当する文書が表示されます。遅延分については赤で警告表示されます。

『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け) 主要機能

機能名 機能概要
文書登録・検索機能
  • 文書種類マスタの属性情報を引き継ぎ、保管対象文書を登録
  • 検索結果の明細表示/情報取得
棚管理機能
  • 保管庫の格納位置管理
棚卸機能
  • 現物照合・格納位置変更
保管・持出管理機能
  • 文書貼付のバーコード、格納位置のバーコードを利用した保管
  • 持出(入出庫)管理
  • 保管箱搬送受入(持出)管理
ステータス管理機能
  • 文書の登録から廃棄までのステータス管理
期日管理機能
  • 拠点からの搬出期限管理
  • 保管期限管理
  • 持出文書の再入庫期限管理
  • 廃棄期日管理と誤廃棄防止支援
履歴・操作ログ取得機能
  • 文書の保管/持出履歴取得と検索表示、操作ログの取得

紙文書管理ソリューション 『Hi-PerBT 現物文書管理システム』(金融業向け)
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