株式会社エフピコ様 人事に関する帳票のほぼ100%を電子化。
環境経営の推進を実現！

株式会社エフピコ様では、2000年から環境経営活動の一環として、日々の事業活動で生み出される一日数万枚にのぼる、紙による帳票類を電子帳票化するプロジェクトを進められてきました。本プロジェクトの最終段階として手がけられたのが、人事関連の中でも給与・賞与・源泉徴収等に関する帳票の電子化でした。

「平成18年法律第10号」により、2007年1月1日以降、給与所得の源泉徴収票、給与などの支払い明細書および特定口座年間取引報告書を電子交付することが可能となったこともあり、情報システム部門と人事部門が共同プロジェクトを立ち上げ、電子帳票化の総仕上げとしてシステム導入に着手されました。

同社では、約3,000名弱の従業員が全国各地で業務を行っていたことから、帳票業務における非効率、高コストといった問題はもちろん、それ以外にもさまざまな課題を抱えていたといいます。まず第一は、すべての給与明細書を本社の電算室で一括して印刷することによる問題でした。

「電算室の管理については、高いセキュリティレベルを保っていましたが、それでも入室さえできれば目に触れてしまうわけです。このリスクを回避するために、印刷をしている数時間は担当者がずっと監視しなくてはなりませんでした」（谷本氏）
第二の問題は、配送業務にかかわるトラブルでした。

「全国各地の事業所やグループ会社すべてに間違いなく仕分けして、給与配布日の1日前に必着するよう配送するために、慎重かつスピーディーに対応しなければならず、肉体的な疲労とともに、精神的にも緊張を強いられる作業となっていました。こうして、最善を尽くして作業をしても、期日が守られない場合がありました。さらには、臨時的に社員が工場間を移動していることもあり、このままでは誤配送にもつながるのではないかと不安感を募らせていました」（粟村氏）
このように同社では、重大な事故が発生する前に電子帳票化をスピーディに実現することが急務だったのです。

導入の効果は目に見える形ですぐに表れたといいます。
「人事部の作業工数を測ってみたところ、従来、プリントアウトして手分け作業を完了するまでに、8〜10時間かかっていたのが、2〜3時間で完了することになり、また、配送遅れもないため、本当に効率化できて、助かっています」（豊原様）

初期導入においては、電子化する帳票数を絞った同社ですが、導入後、自分たちで独自にカスタマイズを行い、住民税の税額や退職金のポイント通知など4つの帳票を電子化。現在では、人事に関するほぼ100％の電子化を実現したと言っても過言ではないといいます。
「特に、住民税の税額通知書では、社内の情報システム部門にアドバイスを仰ぎながら、人事部スタッフ自身が電子化作業を行いました。本当にパソコンの扱える人なら誰でもカスタマイズなども行える簡単さを実感しています」（谷本氏）

この結果、各種帳票を配送完了するまでにかかっていた2日間という工数を削減するとともに、紙の削減などによって、47％のCO2削減（*）を実現。同社が推進している環境経営をも強力に推し進めることにつながったといいます。
「当社のCSR Reportにも、モバ給による紙削減の取り組みが掲載されています」（粟村氏）