販売管理の業務フローと必要な書類やシステム導入のメリットと注意点

それぞれの項目について、ポイントや注意点を以下で解説します。

• 見積書の作成

  見積書の作成で、最も重要なポイントは情報の正確性です。
  金額はもちろん、納品数、納品日など、わずかなミスが大きなトラブルに発展する可能性があります。

• 社内の承認取得

  社内の承認取得業務で、最も大切なポイントはスピードです。
  “鉄は熱いうちに打て”といわれますが、客先の気が変わらないうちに見積書を発行するためには、承認フローの時間を短くする必要があります。

• 見積書の発行・保管

  発行した請求書を保管しておくことで、前回作成した見積書を参考にでき、作成の時間を短くすることができます。
  そのためにも、後から探しやすいように、顧客別・年度別など、仕分けをして保管することが重要です。
  手作業のファイリングに限界がある場合はシステムの導入を検討してもいいでしょう。

• 社内への情報共有

  見積書を客先に提出した結果を社内に報告すると共に、業務の申し送り、ノウハウの共有など、情報を社内に浸透させる業務が含まれます。

• 注文内容の確認

  契約が締結され注文が確定したら、確定した注文内容を確認・登録します。
  登録情報が在庫管理部門や生産部門に共有されて、出荷準備が始まるため、スピーディーな納品のためには素早い情報の確認・登録が求められます。

• 在庫確認、納期の連絡

  注文分の在庫があった場合は出荷作業に入り、在庫がなかった場合には、生産部門と連携して生産に動きます。
  素早く、正確な納期を把握し、顧客に伝えることで信頼アップにつながります。

• 受注伝票、注文伝票の作成

  納期の確定後、「商品名や納品先などの情報を記載した、社内に保管する受注伝票」と「注文内容を受領したことを、客先に報告する注文伝票」を作成します。
  どちらも、万一のトラブルやミスを回避するために必要な書類です。

• 出荷指示書の作成

  納期時期が近いものから、出荷担当者に渡すための出荷指示書（出荷伝票）を作成します。
  出荷担当者は出荷指示書を元に出荷作業を行いますので、記入漏れや記載ミスがないように注意する必要があります。

• 必要書類の作成

  作成する書類は、納品書・納品書の控え・受領書の3つです。
  納品のタイミングで客先に届ける場合は、出荷に間に合うように作成しましょう。

• 出荷・納品

  出荷・納品業務には、検品梱包・ピッキング・積み込み業務が含まれます。
  商品によっては、「保管している倉庫が異なる」「管理している部署が違う」といった状況があるかもしれません。
  そういった場合にもスムーズな納品を実現するためには、関連する部署間のコミュニケーションが重要なポイントになります。

• 売上伝票の作成・取引の記帳・商品有高帳の記入

  在庫担当者は、客先からの受領書に準じて売上伝票を作成し、経理担当者は売上伝票と受領書から売り上げの記録を記帳します。
  また、商品有高帳にも売り上げの情報を記録します。

• データを入力する

  目的に合わせて必要なデータは異なりますが、主に「売り上げ」「販売件数」「売り上げ目標の達成率」「原価」「予算の消化状況」といったデータを記録する場合が多いでしょう。

• データを集計する

  「支店別」「商品別」など、目的に合わせてデータを集計します。
  手作業の集計ミス、業務効率化の必要性を感じた場合は、販売管理システムの導入を検討しましょう。
  データ集計をシステム上で、一括で行なってくれるものが一般的です。

• データを分析する

  データの分析とは、売り上げの推移を確認するものではなく、問題点の原因を見つけ出すために行います。
  また、戦略立案のために根拠のある結論を導き出す必要があります。

• 入金データの確認

  「振込名義人」「振込金額」「入金日」に間違いがないかしっかり確認しましょう。
  特に振込金額に不足があった場合は、不足分の請求を行う必要があります。

• 入金消込

  入金消込は、入金の確認できた売掛金を、消す作業のことで、人的ミスが許されない業務です。

このような多くの書類の管理は煩雑になり、紛失の可能性もあります。
そういった問題の解決策として、販売管理システムという選択肢があります。