ワークフローシステムとは？
導入するメリットや具体的な効果を
成功事例も交えてわかりやすく解説

ワークフローとは、業務における「仕事の流れ」や「処理の手順」をさします。経費精算や休暇申請など、複数の担当者が関わる業務では、「誰が」「何を」「どの順番で処理するか」が決まっています。こうした業務の流れを定義・整理したものが「ワークフロー」です。

簡単にいえば、ワークフローは「誰が、どのタイミングで、どんな作業をするのか」を明確にした業務の設計図ともいえます。

承認を必要とするワークフローの一般的な流れは以下のとおりです。

1. 申請：担当者が書類やデータをもとに申請を行う
2. 承認：直属の上司などが内容を確認し、承認または差し戻し
3. 実行：承認が完了したら、実際の処理や業務が実行される
4. 完了報告・記録：業務完了後に報告を行い、履歴として保存される

このように、ワークフローを明確にすると業務の属人化が防がれ、効率的で透明性のある業務運用が可能になります。

上図は、申請から承認、実行に至る一連の業務プロセス、いわゆる「ワークフロー」を図式化したものです。
上段は「分岐なし」のケースで、すべての申請が一定の手順を経て実行される流れです。
下段は「分岐あり」のケースで、たとえば申請金額が100万円未満か以上かに応じて、承認ルートが変化します。

このように、ワークフローの目的は業務プロセスを可視化・標準化し、効率的かつ正確に処理を進めることにあります。ルールに従って分岐処理が自動化されると、ミスの削減や承認漏れの防止にも繋がります。

ワークフローシステムの導入によって、申請や承認業務がオンライン上で完結します。結果、ペーパーレスかつリアルタイムでの処理が可能になります。承認ルートもあらかじめ設定できるため、誰がどの申請に対応すべきかが明確になり、処理の抜け漏れも防げるでしょう。

たとえば、経費精算や休暇申請など日常的に発生する業務は、従業員がシステム上から申請し、上長がその場で承認するだけで完了します。

これにより、紙でのやり取りやメールでの確認作業が不要となり、従業員の手間が削減されます。効率化が進むと、事務部門や人事部門の負担が軽減されると同時に、全社的な生産性の向上にも期待できるでしょう。

ワークフローシステムの活用によって、承認者への通知が自動で行われるだけでなく、スマートフォンやPCからの即時確認・承認が可能となります。スマートフォンの活用はセキュリティ面での懸念から使用しないケースもありますが、うまくかけ合わせて使えば、処理・決済までのスピードが大幅に向上するでしょう。

仮に営業部が緊急案件で対象商品の割引を申請する場合、従来は紙やメールで上長の承認を得る必要がありましたが、ワークフローシステムでは申請から承認までを数分で完了することも。（上長の判断によっては長引くが、システム自体のスピードは早い）

処理・決済の迅速化は、業務全体のスピード感を高めるだけでなく、ビジネスチャンスの損失を防ぐという点でも大きな効果があります。特に顧客対応や取引先との調整が絡む場面で は、即座に判断・対応できる体制が信頼の獲得につながります。
また、決済までのタイムラグが短縮されることで、社内のストレス軽減や手戻りの削減にも寄与し、結果として生産性の向上にもつながるでしょう。

ワークフローシステムでは、すべての申請や承認の履歴が自動で記録・保管されます。そのため、ワークフロー内の工程を管理する作業の手間が大幅に削減可能です。
また、進捗状況の可視化もされるため、どこで滞っているのかもすぐに把握できます。

たとえば、総務部門が月末に各部署の報告書の提出状況を確認する際、システム上で情報が一覧表示されるため、確認・催促の手間が軽減されるでしょう。システムによる情報の集約と可視化によって管理部門の負担が減るだけでなく、業務の透明性も向上します。

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認のルールをシステム内で標準化でき、統制の効いた業務運用が実現します。申請内容や承認履歴が自動で記録されるため、監査対応もスムーズに行えるでしょう。

たとえば、稟議書の承認フローにおいて、金額に応じて必要な承認者を自動的に設定できるようにすると、不適切な承認漏れや権限逸脱を防止できます。この仕組みによって、ガバナンス強化や社内ルールの徹底に貢献し、結果として企業の信頼性向上とコンプライアンス遵守の強化にも期待できるでしょう。

ワークフローシステムを導入すると、申請や承認といった一連の業務プロセスが自動化・迅速化されるため、結果的にビジネス全体のスピードが向上します。ビジネスのスピードが向上すれば、営業活動のタイミングを逃さずに商機を的確に捉えられ、売上の最大化がはかれます。

従来のワークフローでは、紙ベースでの申請書回覧やメールでの承認依頼などに時間を要し、対応漏れや遅延も発生しやすい状況でした。一方、ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認、記録までを一元管理でき、手作業による負担やヒューマンエラーを削減可能です。

たとえば、購買部門での発注申請がリアルタイムで承認されるようになれば、必要な資材の調達が迅速化し、製造ラインの停滞を防げるでしょう。また、営業部門では契約書の承認フローが短縮されることで、成約までのスピードが向上します。

ワークフローシステムの導入は、働き方改革の推進や労働環境の是正にも大きく貢献します。従来の紙ベースによる業務運用では、物理的な書類のやり取りや押印作業のために出社が必要でしたが、ワークフローシステムの導入によって、在宅勤務やフレックス勤務にも柔軟に対応が可能です。

総務や経理などのバックオフィス部門では、経費精算などの定型業務が自動化され、社員の負担が軽減されます。また、上長の承認プロセスもオンラインで完結するため、業務の停滞を防ぎ、ストレスの少ない働き方へと繋がるでしょう。

紙媒体による運用を今後も続けた場合、テレワーク推進の妨げとなるほか、属人的な業務プロセスに起因するトラブルが発生するリスクがあります。そのため、システムによる業務の見える化と平準化を進め、長時間労働の是正や従業員満足度の向上をめざすことが企業としても求められるでしょう。

申請業務を紙やメールで運用していたものを、電子化によって効率化した事例です。ある製造業の企業様では、各種申請や承認業務を紙やメールで行っていましたが、約20年利用してきたシステムを刷新することにより、各業務の電子化を実現しました。

『Hi-PerBT ワークフロー』はクラウドで利用できるため、外部へ出張に出向いている人でも承認作業が可能となり、その結果、担当者の帰社を待つ必要がなくなり、承認業務の迅速化にも直結しています。

出張だけでなく、リモートワークにも対応できる点は『Hi-PerBT ワークフロー』導入の魅力といえるでしょう。

取り扱い資料が特に多い金融業の企業様へ導入した事例です。帳票の種類が多いと都度の手入力や確認作業が発生し、業務負担が大きくなりやすいです。その結果、生産性向上の障壁となります。

こうした課題に対し、金融業の企業様は「Hi-PerBT ワークフロー」をオンプレミス環境に導入し、約100種類の帳票をわずか4か月で構築し、基幹システムとのマスタ連携やWindows認証によるシングルサインオン（SSO）を実現しました。

また、JavaScriptによるアドオンカスタマイズを活用し、日付・時間・年齢などの自動計算機能も備えたことで、入力ミスや確認作業の手間を削減され、業務全体のスピードと精度が大幅に向上しています。

このような仕組みは、帳票数が多く部門横断での申請・承認業務が頻繁に発生する組織、特に金融業や大企業の管理部門にとって高い導入価値を持つといえるでしょう。短期間・低コストで導入できる柔軟性も、現場主導での業務改革を後押しします。

ワークフローシステムは、ただ導入するだけでは意味がありません。高い効果を得るためにも、自社に最適なシステムを選んで導入する必要があります。自社に最適なシステムを選定するためには、以下のポイントを重視してみましょう。

多彩なフローに対応できるか

他システムと柔軟に連携できるか

スマートデバイスにも対応しているか

本導入前に試験運用できるか

これらの視点で選定すれば、現場への定着率を高め、長期的な活用を見込めるワークフローシステムを導入できます。

業務の種類や承認ルートは部署や組織階層ごとに異なり、ワークフローもそれぞれに合わせた柔軟な設計が求められます。たとえば、営業部門では簡易な出張申請フロー、人事部門では複数承認者を含む人事異動申請など、場面ごとに異なるフローが必要になるでしょう。

こうした多彩なフローに対応できるシステムでなければ、運用時に無理やり業務を合わせる必要が生じ、かえって非効率となる恐れがあります。導入後に「一部の業務しか対応できなかった」「部署ごとに手作業が残った」などの失敗に繋がるリスクもあるため、柔軟なフロー設計が可能かどうかは重要な選定基準といえます。

ワークフローシステムは単体で完結するものではなく、既存の会計システムや人事給与システム、グループウェアなどと連携してこそ真の効果を発揮します。たとえば、経費精算申請が承認されたら自動で会計ソフトに反映されるような連携をすれば、従業員の手間はさらに軽減されて効率が大幅に向上します。

これができないシステムを導入してしまうと、同じ情報を複数のシステムに手入力する必要が出てしまい、ミスや手間の増加、業務停滞を招くでしょう。また、連携性の低いシステムを選んでしまうと、「結局手作業が減らなかった」「手間が倍増した」といった導入失敗の原因にもなりかねません。

スマートフォンやタブレットへの対応は、働き方の多様化に不可欠な機能です。営業担当が外出先から稟議を申請したり、管理職が出張中に承認操作を行ったりするケースは、近年のデジタル化の影響もあって増加傾向にあります。そのため、モバイル端末からのスムーズな操作性は必須のポイントです。

対応していない場合、出先で処理ができずに業務が停滞し、結局紙に印刷して持参するなどの手間が発生するでしょう。結果としてワークフローの迅速化という導入目的が果たせず、現場からの不満が噴出するリスクも高まります。

システムの導入前に試験運用を行うことで、実際の業務にどれほど適合するかを検証できます。特に、多部門に渡る複雑な業務フローが存在する企業では、想定通りに機能するかの事前確認が非常に重要です。

試験運用ができない場合、導入後に「現場で使いづらい」「操作が複雑すぎる」といった問題が発覚し、定着しないまま使用を中止するケースも考えられます。現場の声を反映し、スムーズな本格導入へと繋げるためにも、トライアル環境の有無は重要な判断材料となるでしょう。

申請・承認業務の効率化を実現するなら、『Hi-PerBT ワークフロー』がおすすめです。多彩な申請フローの設計、他システムとの柔軟な連携、スマートデバイス対応、そして無料のオンライン試験運用環境と、前述の選定ポイントをすべて満たしています。

本記事の成功事例でもご紹介したように、『Hi-PerBT ワークフロー』を導入した企業は、申請処理の時間の短縮やフレックスやリモートなどに対応した業務改善を実現させており、その効果はしっかりと確認できています。業務のデジタル化と効率化をめざす企業にとって、安心して導入できる選択肢といえるでしょう。

また、『Hi-PerBT ワークフロー』はノーコードツールを提供しているので、プログラミングの知識がなくても簡単に利用可能です。直感的に操作ができるため、非IT人材でも自社に合わせたシステムを構築できます。

『Hi-PerBT ワークフロー』は無料のオンライン試供環境も用意されており、事前に操作性や機能を確認した上で導入検討が可能です。初めてワークフローシステムを導入する企業でも安心して試用できます。

ワークフローシステムは、企業内の申請・承認業務を効率化し、業務全体のスピードと正確性を向上させるツールです。紙やメールを使った従来の運用では、ミスや遅延、業務の属人化といった課題がつきものでしたが、システム導入によって可視化・自動化が進み、業務プロセスの最適化が実現するでしょう。

導入のメリットとしては、申請処理の迅速化による決裁（処理）スピードの向上、管理負担の軽減、さらには内部統制やコンプライアンス強化といった点が挙げられます。経営面でも、売上や利益の最大化、働き方改革への対応といった目的に貢献できるため、単なる業務改善にとどまらず、企業の競争力強化にも期待できます。

導入事例からも分かるように、適切なシステムを選定して現場に即した運用を行えば、大きな効果を得ることが可能です。自社にとって本当に必要な機能や運用体制を見極めたうえで、ワークフローシステムの導入を検討してみてください。