ワークフローシステムの連携｜APIによる基幹システムとの連携例

ワークフローシステムと連携できる基幹システムは、主に以下の8種類があります。

ワークフローシステムは、会計・人事・販売などの基幹システムと連携ができ、申請・承認データをリアルタイムで各業務に反映できるようになります。結果、二重入力の回避や処理スピードの向上、データ整合性の担保といった効果が得られます。

すべてのシステムといきなり連携をはかるのはハードルが高いため、連携するシステムには優先順位をつけましょう。連携の優先順位は、業務のボリュームや申請頻度の高い領域（会計や経費、人事など）を中心に検討すると効率的です。自社の業務特性に応じて段階的に拡張していけば、業務全体の最適化がはかれるでしょう。

会計システムとは、企業の財務情報を管理し、仕訳や決算処理、帳簿の作成などを自動化・効率化するための基幹システムです。

ワークフローシステムと会計システムを連携すれば、経費申請や支払い処理の承認情報がそのまま仕訳データとして会計システムに自動連携されます。経理部門の手動入力作業が大幅に削減され、入力ミスのリスクが低下するでしょう。

たとえば、従業員が出張時の精算申請を行った際、ワークフロー上で承認されたデータが自動で会計システムに登録されるため、経理担当者は内容確認のみで済みます。経理部門全体の業務負荷が軽減されるだけでなく、月次決算や監査対応の効率も向上するでしょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤や休憩・残業などの勤務状況を記録・管理するシステムです。

ワークフローシステムと勤怠管理システムの連携によって、残業・休暇申請といった申請内容がリアルタイムで勤怠データに反映が可能です。手入力の手間がなくなり、勤怠情報の整合性と集計精度が高まるでしょう。

たとえば、従業員が有給休暇を申請し、上長が承認した時点で、その情報が自動で勤怠システムに登録されます。人事部門における管理工数の削減だけでなく、従業員の申請状況の確認もスムーズになります。

経費計算システムとは、業務で発生した交通費や宿泊費、接待費などの経費を申請・承認・精算するプロセスを一元化するシステムです。領収書の添付や経費ルールの自動チェック機能が備わっており、経理業務の効率化に寄与します。

ワークフローシステムとの連携によって、交通費や備品購入などの経費申請が一連のフローで完結が可能です。領収書の添付から承認、精算までを一元管理でき、業務全体の透明性と効率が向上します。

たとえば、営業担当者が出張費用を申請し、部門長と経理部門の承認を経た情報がそのまま経費精算システムに送られて、二重確認や再入力の手間を削減し、全社的に精算業務の時間短縮が実現します。

電子契約システムとは、契約書の作成や署名、保管をすべてオンライン上で完結できるようになるシステムです。印刷や郵送を省き、タイムスタンプや電子署名により法的効力を確保しつつ、契約業務をスピーディに進められます。

ワークフローシステムと連携すれば、契約書の承認と締結処理を1つのフロー内で完結させられます。契約書の作成から承認、署名までをデジタル上で行えるため、契約締結までのスピードが格段に上がるでしょう。

たとえば、購買部門が取引先との契約書を起案し、社内承認を得た後にそのまま電子契約に移行すれば、印刷と郵送の手間を省き、テレワーク中でも対応ができるようになります。

電子帳簿システムとは、帳簿書類を電子的に保存・管理するためのシステムです。主に電子帳簿保存法に準拠する形で運用されます。

ワークフローシステムとの連携によって、承認済みの申請書や帳票を電子保存し、法定要件を満たす形での管理ができるようになります。特に電子帳簿保存法への対応に有効です。

たとえば、経費精算や稟議書などが承認されたタイミングで、自動的に電子帳簿システムに保存されるようにすれば、業務の流れを妨げることなく法令遵守が可能になります。導入によって経理・総務部門におけるペーパーレス化が進み、保管コスト削減にも繋がるでしょう。

人事システムとは、従業員のプロフィールや勤続年数、給与情報、評価履歴などを管理し、人材の配置や育成、評価などの人事戦略を支援するシステムです。組織改編や人事異動のスムーズな処理にも活用されます。

ワークフローシステムとの連携によって、入社・異動・退職といった人事イベントの申請から人事データの更新までを一貫して行えます。これにより、入力ミスや申請漏れのリスクを減らし、管理効率が向上します。

たとえば、社員の異動申請が承認された際、その情報が自動で人事システムに反映されるようにすれば、人事部の手作業を減らし、正確な人員管理が可能になります。従業員が多い、中規模以上の企業で特に効果を発揮するでしょう。

販売管理システムとは、商品の見積りや受注、出荷、請求、入金までの一連の販売プロセスを管理するシステムです。販売状況の可視化や在庫管理との連携、請求漏れの防止など、営業部門と経理部門をつなぐ役割も担います。

ワークフローシステムと連携すれば、見積や受注、請求に関わる承認プロセスを迅速化し、営業活動のスピードを高められます。たとえば、見積書を作成した営業担当者がワークフローを通じて上長に承認を依頼し、承認完了後に販売管理システムにデータが登録されるといったフローによって、業務がシームレスに進行するでしょう。

営業部門では、見積承認の遅れが商談機会の損失に繋がることも珍しくないため、導入は成約率の向上にも貢献する期待が持てます。

在庫管理システムとは、商品の入出庫や棚卸、在庫移動などの情報をリアルタイムで管理するシステムです。在庫の過不足や滞留の可視化によって、適正在庫を維持し、業務コストや機会損失の抑制に役立ちます。

ワークフローシステムとの連携によって、発注申請や棚卸報告などの情報を自動で在庫データに反映が可能です。これにより、在庫数の正確性が向上し、欠品や過剰在庫のリスクを低減できるでしょう。

たとえば、発注申請が承認された段階で、在庫管理システムに自動的に反映される仕組みを整備すれば、購買・物流部門の調整作業がスムーズになります。製造業や小売業など在庫の流動性が高い業界には特に有効な連携といえます。

自社ですでに運用している基幹システムとワークフローシステムが連携可能かどうかは、スムーズな業務フローを構築する上で非常に重要なポイントです。連携ができない場合、手動でのデータ転記や二重入力が発生し、業務の効率化どころか負荷が増して本末転倒な事態にもなりかねません。

たとえば、会計システムと連携ができないと、経費精算データを毎回経理部門が手入力しなければならず、ミスや遅延が頻発する要因となります。このような連携不全は、業務全体の生産性低下や従業員の不満要因にも繋がりかねません。

そのため、導入時は既存の基幹システムと連携ができるか必ず確認してから導入を検討しましょう。

導入形態の柔軟性も、システム選定における大きな判断材料です。オンプレミス型とクラウド型では運用コストやセキュリティ要件が異なるため、自社のIT方針や運用体制に合った選択ができるかは重要です。

オンプレミス型とは：サーバーやシステムを自社内に設置・運用する方式

クラウド型とは：インターネット経由で外部のクラウドサービスを利用する方式

セキュリティ要件が厳しくクラウド利用が制限されている企業が、クラウド専用のワークフローシステムを選んでしまうと、運用に支障をきたします。逆にクラウド環境を前提とする企業がオンプレミス型を選んでしまうと、保守管理の負担が増えて運用が大変になります。

双方の導入形態に対応しており、自由に選べるシステムであればその心配が不要であるため、導入時の失敗リスクを軽減できるでしょう。

ワークフローシステムと基幹システムの連携は導入後も継続的な保守や調整が必要です。そのため、連携から運用保守までを自社内で対応可能かどうかは重要なポイントになります。外部に依存しすぎると、対応の遅れやコストの増大に直結するため、長期的な目線で考えても社内完結できるかは重要です。

たとえば、設定変更や不具合対応のたびにベンダーに依頼が必要な場合、対応に時間がかかり、業務が停滞する可能性があるでしょう。社内で最低限の連携・保守をできる体制があれば、運用の安定性が高まり、柔軟なシステム運用が実現します。

これからワークフローシステムを導入しようとしている人には、『Hi-PerBT ワークフロー』がおすすめです。基幹システムとの柔軟な連携が可能なだけでなく、オンプレミス・クラウドの両形態にも対応しています。さらに社内での運用保守を想定した設計と、選定時の重要ポイントをすべて網羅しているため、本記事で紹介した選定ポイントを満たしています。

業務に応じて段階的な拡張も可能で、企業の成長に応じた柔軟な対応も実現。無料で利用できるオンライン試用環境も用意されているため、導入前に自社業務との適合性の確認も可能です。

導入を失敗するリスクの低いシステムであるため、ワークフローシステムの知識が少なくて悩んでいる方には特におすすめできるシステムといえるでしょう。

ワークフローシステムと基幹システムの連携は、業務効率と正確性を高めるために不可欠です。基幹業務などの主要業務データを自動連携すれば、二重入力の削減や処理の迅速化、情報の一元管理が実現します。また、グループウェアとの連携により情報共有も強化され、業務全体の最適化がはかれるでしょう。

導入するシステムを選定する際は、自社の運用環境に適したものを選ぶことが大切です。特に連携性は既存のシステムを活かせるかどうかを左右するため、確実に連携できるシステムを選ばなければいけません。