帳票作成とは？種類やおすすめの作成ツール・作成の流れをわかりやすく解説

証憑とは、取引や契約が実際にあったことを証明するための書類・記録の総称です。たとえば、請求書・領収書・納品書・契約書など、企業が行った取引の内容・事実を裏付ける根拠として利用されます。

帳票と証憑の違いは、証憑は「取引の事実を証明する“証拠”としての書類・記録」、帳票は「その取引を記録・整理・集計するための書類」という点にありますが、広義では、証憑も帳票に含まれます。

証憑は取引相手が発行する請求書や領収書など、自社外とのやり取りなど外部性・証明性を持つ書類が多く、取引の正当性を裏付ける役割を担います。それに対し、帳票は社内で自社の会計処理・経営判断のために作成・運用されるもので、伝票起票や帳簿集計などに使われます。

帳簿とは、企業や事業者が行う日々の取引や資産・負債の変動を、「記録・整理」するための書類・台帳のことをさします。帳簿を正しく整備しておくことで、会社のお金の流れを把握でき、決算書を作る基礎資料にもなります。

帳簿の代表的な書類には次のようなものがあります。

仕訳帳

総勘定元帳

日記帳

現金出納帳

預金出納帳

売上帳／仕入帳

買掛金元帳・売掛金元帳

固定資産台帳

帳簿は、日々の取引を漏れなく記録することで、いつ・誰と・何の取引があったかを証明できる資料です。入出金、債権・債務、費用・収益などを整理することで、会社の資金繰りや収益性、健全性といった経営指標を把握する際にも用いられます。

伝票とは、企業や事業活動において、会計上の取引（入金・出金・振替・売上・仕入など）があったことを記録するための書類です。取引が発生したときに、「どんな取引をしたか」の内容を記載し、それをもとに帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）を作成・整理します。

伝票として扱われる代表的な種類には、次のようなものがあります。

入金伝票

出金伝票

振替伝票

売上伝票

仕入伝票

訂正伝票

返品伝票

伝票の形式自体に法律上の定めはありませんが、通常「日付」「勘定科目」「摘要」「金額」「起票者」などの共通項目を記載することが一般的です。

帳簿・伝票以外にも、以下の証憑書類を含めて「帳票」として総称されます。

見積書

請求書

納品書

検収書（受領書）

注文書（発注書）

支払明細書（振込明細書）

繰り返しになりますが、帳票は「業務・取引・管理に関するあらゆる記録書類全般」のことなので、帳簿・伝票を中心としながら、上記の文書を含めてさすのが一般的です。他にも「作業指示書」「出庫伝票」「品質検査表」など、業種や業態ごとに特有の帳票が含まれる場合もあります。

帳票は必ずしも紙でなければならないわけではなく、法令要件を満たせば電子データで保存できます。

表計算ソフトとは、データを表形式で管理・集計・分析するためのソフトウェアです。代表的なものにExcelやGoogleスプレッドシートがあり、セルに数値や文字を入力し、計算式や関数を使って自動処理できます。帳票作成にもよく使われ、フォーマットの柔軟な設計や加工が可能です。

表計算ソフトで帳票を作成する際は、まず請求書や発注書といった必要な帳票のフォーマットをセルの組み合わせで設計します。その後、データを手入力したりCSVなどから取り込み、必要に応じて合計や税計算などの数式を設定します。最後に印刷レイアウトや書式を整えて保存し、メールやクラウドを通じて共有する流れが一般的です。

導入コストが低く誰でもすぐに利用でき、業務内容に合わせて柔軟に帳票を設計できる一方で、入力や集計にミスが生じやすく、データ量が増えると処理が重くなることなどがデメリットです。

業務システムとは、販売管理や会計、人事、在庫管理など特定の業務プロセスを効率化するために導入される専用のソフトウェアやシステムです。企業の基幹システムやERPに組み込まれているケースも多く、日々の業務データを入力・蓄積しながら、その情報をもとに帳票を自動生成できる仕組みを備えています。

たとえば、販売管理システムであれば、受注や出荷のデータを取り込むことで請求書や納品書を自動で作成できます。帳票のレイアウトや項目はある程度カスタマイズ可能ですが、基本的にはシステム標準のテンプレートを活用します。

業務システムによる帳票作成のメリットは、日々入力される業務データと直結しているため転記の手間や入力ミスを防げることや、集計や管理が一元化されて作業効率が大幅に高まることです。また承認フローやセキュリティ機能も備えていることが多く、組織全体で統制が取りやすい点も強みです。

帳票ツールとは、帳票を効率的に作成・出力することを目的とした専用のソフトウェアです。一般的な表計算ソフトや業務システムよりも帳票作成に特化しており、デザインの自由度や複雑なレイアウトへの対応力が高い点が特徴です。業務システムやデータベースと連携して情報を取り込み、自動で帳票を整形して出力できるため、幅広い業種で導入が進んでいます。

複雑なレイアウトや多様な出力形式に対応できたり、既存のシステムと連携して大量の帳票を一括生成できたりと、帳票の種類や発行件数が多い中規模から大規模の企業に適しています。

たとえば金融業や製造業のように、取引データをもとに大量の帳票を毎日出力する業態、あるいは見積書や契約書を顧客ごとにカスタマイズする必要がある企業にとって、有効な選択肢となるでしょう。

ノーコードとは、専門的なプログラミング知識がなくてもアプリケーションや業務フローを構築できる開発手法です。直感的に操作できる画面やドラッグ＆ドロップ形式の設定画面を通じて、誰でも業務に合わせた帳票作成の仕組みを作れます。

プログラミングが不要なため、現場部門の担当者自身が作成・改善を進めやすく、システムや機能を必要に応じて追加できる拡張性がノーコードならではの特徴でしょう。

一方で、複雑で高度なカスタマイズに向いておらず、利用規模が大きくなるとランニングコストが増えます。またクラウド依存のため通信環境に左右されることなどには注意が必要です。

帳票作成の第一歩は、帳票を作る目的と利用者を明確にすることです。どの業務で使うのか、誰が確認や承認を行うのかを早い段階で整理することで、不要な情報の盛り込みやフォーマットの迷走を防ぐことができます。

たとえば「請求書」であれば、営業担当が作成し、経理担当が確認して取引先に送る、といった流れになります。このように「誰がいつ利用するのか」を最初に決めておけば、余計な情報を盛り込みすぎたり、使いづらい帳票になることを防げます。

次に行うのは、帳票に必要となるデータを整理することです。いつ、どの業務の情報を取り込むのかを具体的に決め、元となるデータがどこで管理されているのかを把握します。取引記録や顧客情報などの必須項目を抽出し、重複や不足がないかを確認することを忘れないようにしましょう。

「在庫管理表」を作る場合では、商品名、品番、数量、保管場所といった情報が必要になります。元データが販売システムや倉庫管理システムに存在するのかを確認し、どの情報を取り込むべきかを明らかにします。

この段階でデータの正確性や整合性をチェックしておかないと、帳票全体の信頼性が損なわれます。そのため、関係部署と協議し、必要なデータの範囲をきちんと決めることが重要です。

必要なデータが整理できたら、帳票のフォーマットを決定します。帳票をいつ誰に提出するのかを念頭に置き、情報の配置や強調すべき項目を検討します。

たとえば「勤怠報告書」であれば、日付、出勤時間、退勤時間、残業時間といった項目をわかりやすく並べ、上長が確認欄にサインできるような形式を整えます。

既存の帳票を参考にしながらも、見やすさや統一感を重視し、今後項目が増えた場合でも対応できるような余白や構成を考えておくことが大切です。

フォーマットが決まったら、実際にデータを入力する段階に進みます。「売上レポート」であれば、営業担当が手入力する方法もあれば、販売管理システムから自動的にデータを取り込む方法もあります。そのため、入力作業は日次や月次など業務サイクルに応じて行い、手入力だけでなくシステムや外部データとの連携を積極的に活用するのが望ましいです。

入力を人の手に頼ると誤りが増えるため、可能な限りシステム連携を活用し、さらにチェック機能を組み込むとヒューマンエラーを抑止できます。特に複数人で扱う場合はアクセス権限を明確にし、情報漏洩や改ざんのリスクを減らす工夫も重要になります。

最後のステップは、帳票の生成と出力です。必要なタイミングに合わせて帳票を作成し、PDFや紙媒体など用途に応じた形式で出力します。外部に提出する帳票の場合は、レイアウトの体裁や誤記がないかを念入りに確認しましょう。

たとえば「月次決算報告書」であれば、経理システムから必要なデータを反映させてPDF形式で出力し、役員会に提出する、といった流れになります。

出力した帳票は内容や体裁を確認し、必要であれば承認フローを経て社内外に配布します。また、将来の監査に備えて適切に保管し、いつでも取り出せるようにルールを整備しておくことが欠かせません。

帳票作成を効率化したい企業には、『Hi-PerBT ワークフロー』の導入がおすすめです。Excelファイル取り込みツールで帳票レイアウトの取り込み機能が標準で備わっているため、作業時間を大幅に短縮しながら正確で見やすい帳票をスピーディに出力できます。

さらに、導入前に安心して試せる無料のオンライン試用環境をご用意。実際の操作感を体験してから導入を判断できるため、「いきなりシステム導入は不安」という企業にも安心です。

帳票業務を効率化し、社員の負担軽減や生産性向上をはかりたいなら『Hi-PerBT ワークフロー』をお試しください。

帳票は単なる書類ではなく、業務の正確性や効率性を支える重要なものです。表計算ソフトで低コストに始める方法から、業務システムや専用ツールを活用して大規模に運用する方法まで、それぞれメリット・デメリットが異なるため自社に最適な選択をしましょう。

大切なのは、目的や利用者を明確にし、必要なデータやフォーマットを整理したうえで、効率的かつ安全に運用できる仕組みを整えることです。これから帳票作成を検討する際は、ぜひ本記事の内容を参考にして、自社に合った方法を選び、業務改善につなげてください。