稟議申請とは？稟議書の書き方を例文・テンプレートつきでわかりやすく解説

厳密には「稟議」と「申請」は別であり、意味も少し異なります。稟議とは、 個人の判断だけでは決められない提案や案件について関係者の承認を得るための手続きである一方、申請は、日常業務における許可を得るための手続きになります。

通常は申請者から直属の上司または担当者に提出し、その範囲内での判断を仰ぐものをさすため、稟議が「複数段階の承認を含んだプロセス」で、申請は「許可を得る・求める行為」と分けて考えるとよいでしょう。

とはいえ、実務上では「稟議を申請する」という意味合いで使うケースが多いため、一般的には「稟議申請」と一体化した言葉が用いられています。

稟議書とは、提案内容・背景・目的・コスト・効果・リスク対策などを一つの文書に整理し、関係者や承認者に説明するための書類です。この稟議書の作成・起案が、稟議申請フローの出発点になります。

起案を始めるタイミングは、案件がある程度確定した段階または企画構想段階です。まず、提案したい内容の趣旨・目的を明確にし、なぜその施策が必要かという背景・課題を整理します。次に、代替案も検討し、そのうえで最適案を選定。コストの見積もりや、できるだけ数字を盛り込んだ効果予測を根拠となる資料としてまとめ、併せて想定されるリスクとその対策まで記載すれば抜け漏れはありません。

稟議書の起案を進める際、事前の根回しを怠らないのもポイントです。承認者あるいは関係部署に軽く共有しておき、懸念点や質問事項を事前に把握しておくと、起案後の差し戻しが減ります。

稟議書の回覧とは、起案した内容を承認ルートに沿って順に回し、関係者に確認してもらう工程です。単に文書を回すだけではなく、各承認者が内容をチェックし、必要に応じて修正や補足を求める場合もあります。

承認ルートは会社や組織によって異なるため、紙の回覧の場合は予めルートを確認しておきましょう。また、回覧時の押印漏れや文書の紛失にも注意が必要です。

電子ワークフローの場合は設定された承認ルートを辿れるため、回覧漏れの心配は少ないですが、担当者の確認不足などで停滞するケースもあります。そういったリスクを抑える意味でも、起案者がきちんと「誰がいつ確認中か」の進捗を追わなければいけません。

承認者が回覧された稟議書を読み、提案内容が妥当かどうかを判断します。コスト・効果・リスクなどを確認した結果、問題なければ承認（もしくは条件付き承認）、問題があると判断したら差し戻しを行います。

この段階では、起案時に整理された資料や根拠が大きく影響します。そのため、承認者が疑問を抱く点を先読みして文書に盛り込み、差し戻される可能性を少しでも減らしておくのがポイントです。もし差し戻しが来たら、起案者は速やかに修正案を返して再承認を得ましょう。

また、承認者ごとに判断基準が異なる場合も多いため、事前に承認者と簡単な擦り合わせをしておくと、承認がスムーズに進みやすくなります。

決裁とは、すべての承認が得られた稟議書を元に、最終決裁者が可否を判断して正式決定を下すことです。稟議申請プロセスの“ゴール”にあたります。

決裁者が稟議書と添付資料を最終確認し、実行可否を判断します。「可」の場合は決裁を行い、稟議書にその旨を記録・署名・押印します。「否」や「修正条件付き」の場合は、その理由を明記して起案者へ差し戻します。

決裁後の判断記録（日時、決裁者名、決裁内容）を必ず保存し、実行段階につなげるための周知も忘れてはいけません。決裁が整って初めて、稟議案件は組織としての正式な決定となります。

稟議書は承認者が忙しい中で確認することが多いため、最初に「何を承認してほしいか（結論）」を明示しておくと、読み手が全体の意図を一瞬で把握できます。結論を後に回すと、提案の趣旨が埋もれてしまい、判断に手間をかけさせてしまいます。

例：
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件名：〇〇システム導入の件
結論：新システム「ABC」を導入する案について、年間契約費用1,200,000円の承認をお願いいたします。

以下、背景・費用・効果・リスクなどを記載します。
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稟議書が長文かつ冗長だと、承認者の時間を奪い、理解が追いつかず差し戻しの原因にもなります。見やすさ・読みやすさは、承認スピードにも直結する要素のため、必ず簡潔かつ見やすくまとめましょう。

例：
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【背景・課題】
・現在のシステムは保守費が高額で、運用負荷が増加している
・データ処理速度が遅く、月次報告作業に時間がかかる

【提案内容】
・新システム「ABC」を導入
・初期設定および移行作業：3ヶ月程度

【費用】
初期導入費：800,000円
年間保守料：400,000円

【効果】
運用コスト削減：年間200,000円削減見込み
作業時間短縮：月間で30時間減少見込み
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稟議書は、起案者の都合だけでなく「会社・部署・組織全体にとって得られる利益」が明確であることが、承認を得るうえで強い説得力になります。そのため、利害関係者や決裁者目線での価値を提示する、つまり組織のメリットを前面に出すことで決裁を後押しします。

例：
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【組織におけるメリット】
・コスト削減：現行システム保守費との差額で年間200,000円削減
・業務効率：月次処理時間を月30時間短縮→担当者業務量の軽減
・競争力強化：リアルタイムデータ利用により営業判断が迅速化
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稟議書本体だけでは裏付けが弱くなりがちです。承認者が「本当に妥当か」を判断するためには、見積書、仕様書、比較表、過去実績データなどの添付資料も準備しましょう。

例：

1. ABC システム見積書（2社比較版）
2. 現行システム保守費推移表（過去3年分）
3. 業務処理時間比較表（導入前後予測）
4. 他社導入事例資料

本文中に「別紙：見積書一式添付」などと明記し、添付資料が何であるかを番号付きで整理しておくと、承認者が参照しやすくなります。

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稟議申請は、個人の判断を超える事案を組織として合意し、責任を明確にするための大切な仕組みです。書き方はもちろん、運用ルールや仕組みによっても大きく効率が変わるため、とくに紙で承認している場合はデジタルワークフローの活用が推奨されます。

オンラインで稟議書を作成・回覧すれば、承認状況の可視化や進捗管理も容易になり、申請から決裁までをスピーディーに進められます。これからの稟議申請は、紙ではなくデジタルで運用するのが効率化の近道です。