図面管理とは？
必要性やシステム活用メリットまで解説

紙の図面をファイリングするという方法で図面管理を行う場合には、図面の紛失に注意しましょう。誰かが持ち出して図面の行方がわからなくなったり、紙が破れて必要な情報が読めなくなったりと、アナログな管理方法ならではのトラブルが考えられます。

紙をコピーすればバックアップになりますが、何度も繰り返すと劣化してしまい、原本が紛失して参照できなくなるケースも少なくありません。また管理が徹底されていないと、図面の紛失だけでなく、目的の図面を探し出せないといった課題も生じます。これによって「すでに存在している図面を何枚も作成する」といった非効率な業務が発生する可能性も高まるため、管理方法を見直す必要があります。

図面管理を適切に行いたいのならば、図面のバージョン管理（履歴管理）も意識しなくてはなりません。紙の図面でもCADデータでも、最新版がどれかが一目でわかるようにしていないと、古いバージョンの図面を取引先に送ってしまうといったトラブルを招く可能性があるためです。

誤発注や設計ミスを生じさせないためにも、バージョン管理の徹底は欠かせません。履歴管理はコンピュータが得意とする領域のため、紙の図面を使った管理方法よりも、データ化してコンピュータ上で一元管理する方法を選ぶほうがバージョン管理をしやすくなります。

前述したように図面管理の目的のひとつは、必要な図面にすばやくアクセスできるようにすることです。最新の図面がどこにあるのかわからなかったり、参考にしたい過去の類似図面が見つけられなかったりすると、多重製図や設計ミスなどを引き起こす事態を招いてしまいます。検索性に優れたコンピュータ上で図面データを管理すれば、こうした課題の解決が可能です。また、ファイルの命名やフォルダ分けのルールを統一しておけば、目的の図面データを容易に見つけられるようになります。

より効率的に管理したいのならば、検索性やバージョン管理の機能が充実している図面管理システムを導入するといった選択肢も有効です。

他の項目でも言及しましたが、図面をデータ化して管理する場合には、ファイルの命名やフォルダ分け、バージョン管理などのルールを策定し、図面を利用するすべてのユーザーが遵守することが大切です。

とはいえ、共通ルールの策定は簡単なものではなく、部署ごとの図面担当者が個別にルールを策定してしまい、部署間での共有に支障が出るといったケースも珍しくありません。また、担当者ごとにルールの解釈が異なり、“自分ルール”で保存していった結果、他のユーザーが必要な図面を探し出せない“属人化”が起きることもあります。図面管理システムを導入すれば、組織間をまたいだ共通ルールを容易に適用させることができます。

図面管理システムを導入するメリットは多岐にわたります。部署ごと、プロジェクトごとに個別で管理されていた図面データを1つのシステムに集約することで、効果的な図面データ管理・活用が可能となります。また図面と関連資料をすべてデータ化して管理することで、ペーパーレス化のメリットも享受でき、印刷コストの低減や紙の図面を保存する場所の削減効果も期待できます。

さらに検索機能や履歴管理機能も充実しているため、「必要な図面を見つけるのに時間がかかる」「最新バージョンがどれかわからない」といった課題解決にも役立ちます。部署間の連携もスムーズに行えるため、業務の効率化や新たなビジネスの創出にも大きな効果を発揮してくれるでしょう。もちろん、図面データの集約化は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）にも有効です。データ利活用を促進したい企業にとって、図面管理システムを導入する価値は大いにあるはずです。

製品によって違いはありますが、図面管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。たとえば、紙の図面をデジタル化するためのスキャン機能や変換機能をはじめ、策定したルールに合わせた自動採番機能やプレビュー機能など、図面管理を効率化するための機能が実装されています。また、関連するデータの一括印刷機能を備えた製品もあり、紙の図面が必要なケースにも柔軟に対応できます。もちろん、検索機能やバージョン（履歴）管理機能も充実しており、類似の図面を簡単に探し出せる機能を備えた製品もあります。

さらに図面比較機能を使って変更箇所を確認したり、承認ワークフロー機能で業務の円滑化をはかったりすることも可能です。これらの機能を活用すれば、図面を用いたあらゆる業務を大幅に効率化できます。加えてセキュリティ機能も充実しています。部門ごと、役職ごとにアクセス制限を設定したり、アクセスログ機能で情報漏えいに対応したりと、企業の財産である図面データを安全に活用するための仕組みが備わっているのも図面管理システムのポイントです。

日立ソリューションズ西日本 製品担当者からコメント

日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT Advanced 図面管理」は、製品の設計図面管理業務を効率化する機能を網羅した図面管理システムです。自由度の高い図面検索機能やデータ・履歴管理機能に加え、図番採番、文字重畳、照査承認ワークフロー、原寸印刷、一括印刷、配付受領、廃図処理など多様な機能を実装しています。

また、メーカーを問わずあらゆるスキャナ・複合機・プリンタを利用でき、紙図面のデータ化も容易に行えます。さらに基幹システムやCADソリューションなどとのシステム連携に対応しているほか、AIによる図面検索など先進技術も積極的に取り込まれているのも特徴のひとつです。直感的なユーザーインターフェイス（UI）を採用しており、ITスキルが高くなくても使いやすい仕様となっています。

日立ソリューションズ西日本 製品担当者からのオススメ！