図面管理の方法とは？
効率化のポイントや具体的な方法を解説

図面データをファイルサーバーに保存する際には、ルールを策定してフォルダ分けすることが欠かせません。ファイルの属性に応じてフォルダを作成し、階層化して管理することで検索性はさらにアップします。統一化したルールを策定しておかないと、担当者ごとに“自分ルール”でフォルダを作成してしまい、結果として、どこに何が入っているのかわからなくなってしまいます。適切なルールの策定が、図面管理の効率化を実現する重要なポイントとなります。

データ化した図面をファイルサーバーで管理するメリットの1つは、図面のバージョン管理がしやすいことです。承認前の図面と図面を発行・配付する出図図面を明確化しておくと、適切な出図管理を行えるようになり、修正時のやり取りを円滑化できます。

図面のバージョン管理を行う際には、命名規則に改訂履歴や日付を付加しておくのが効果的です。とはいえ、ファイル名やフォルダ名が長すぎると検索性が損なわれてしまうので、シンプルかつ必要な情報がひと目でわかるようなルールを策定しましょう。

図面データは社内だけでなく、外注先などの関係各社やクライアントと共有するケースも多いです。そのため、効率的な共有の仕組みを構築することが大切です。紙の図面を社外と共有する場合には、図面の紛失や破損といったリスクがありました。一方、データ化した図面にはUSBメモリなどのメディアに入れて持ち運んだり、メールで送信したりと手軽に共有が行える反面、セキュリティ面でのリスク（情報漏えいや改ざんなど）があります。あらゆる共有方法を許可するのではなく、統一化したルールを策定して管理することが重要です。

図面データをファイルサーバーに集約すると、図面管理や活用にプラスの効果を生み出しますが、その一方でファイルサーバーが壊れてしまうとすべてのデータが失われてしまうというリスクも内包しています。また昨今では、企業の重要データを暗号化して身代金を要求するランサムウェアなど、高度化したサイバー攻撃も増大しており、ファイルサーバーが感染するとすべての図面データにアクセスできなくなることも考えられます。

こうしたトラブルに備えるためには、バックアップの仕組みを構築しておく必要があります。アクセス頻度の低い「古いデータ」と、業務に利用している「最新データ」でバックアップ先を分けて管理すると効果的です。

図面管理を効率化するためには、すべての図面データを電子データ化するというアプローチが有効です。具体的には、紙図面を電子データ化するための方法、すなわちスキャナや複合機の準備や、取り込みに使うソフトウェアや文字情報を利用するためのOCRの選択を行います。すでにあるCADデータをPDF化して、CADソフトなしでも閲覧できるようにしておくことも重要です。

データ化する仕組みができたら、保存先を準備します。社内のファイルサーバーは図面データの集約に向いており、USBメモリや外付けSSDなどの記録メディアは現場に持って行きやすいというメリットがあります。またクラウドサービスを利用すれば共有がしやすくなりますが、セキュリティ対策を怠ると情報漏えいのリスクが増大します。自社の環境や業務内容を考慮しながら適切な保存場所を選定することが重要です。もちろん、データ化したファイルやフォルダの命名規則の徹底も忘れないようにしましょう。

図面管理の効率化をスムーズに行いたいのならば、図面管理システムの導入が効果的な一手となります。図面管理システムは、プロジェクトごとに個別で管理していた図面データを1つのシステムに集約することで、効果的な図面データ管理・活用を実現します。検索機能やバージョン（履歴）管理機能など、ここまで説明してきた図面管理における課題やトラブルを解消するための機能が実装されています。特に複数のプロジェクトが常時走っている製造・建設業においては見逃せないソリューションとなっており、図面管理の効率化のみならず、データ利活用の促進をはじめとしたDX（デジタルトランスフォーメーション）推進にも有効です。

数多くの図面管理システムが提供されていますが、なかでも注目していただきたいのが、設計図面管理業務を効率化する機能を網羅した「Hi-PerBT Advanced 図面管理」です。メーカーを問わずあらゆるスキャナ・複合機・プリンタを利用可能なため、容易に紙図面をデータ化できます。また、自由度の高い図面検索機能をはじめとし、データ・履歴管理、図番採番、文字重畳、照査承認ワークフロー、原寸印刷、一括印刷、配付受領、廃図処理など多様な機能が実装されています。企業それぞれの要件に対応するカスタマイズ性の高さも大きな魅力です。

導入後は、図面データをデジタル化し、業務効率の大幅な向上を実現されています。図面探しの所要時間を半分に短縮できたほか、図面番号の重複といったヒューマンエラーの解消や、アクセス権の設定によるセキュリティの向上など、多くの導入効果が生まれました。

同社では今後「Hi-PerBT Advanced 図面管理」の導入を皮切りに、働き方改革の推進や工場・製造現場のDXを推進し、生産効率の最適化をはかっていく予定です。“モノづくり”の核となる図面をデジタル化することで、図面管理の効率化を実現した本事例は、業務の効率化やDXを推進したい製造業の企業にとって重要な“気づき”を与えてくれるはずです。

図面管理業務の効率化は、製造・建設といったモノづくりに携わる企業にとって重要なミッションといえます。図面をデータ化し一元管理できれば、業務の効率化や情報共有の迅速化、セキュリティの強化など多くのメリットを享受できます。自社に最適な図面管理システムを選択することで、図面管理を行う上での課題やトラブルを解消できるはずです。