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株式会社 日立ソリューションズ西日本

販売管理システムとは?メリット・機能一覧・導入方法を解説(その1)

販売管理システムは部門ごとに分かれている販売に関わる業務を一元管理し、業務効率化を促進するツールです。企業の根幹をなす販売活動を担うシステムとなるだけにその選定には多様な視点が求められます。ここでは、さまざまな角度から販売管理システムの機能を検証しながら、その選定ポイントや導入方法を徹底解説します。

販売管理システムとは

販売管理システムは、販売にかかわる業務を一元的に管理するシステムです。一口に販売といっても、受発注、出入荷、請求、入金など、そのプロセスには様々な業務が関わっています。これらを一元管理し、業務を効率化するのが販売管理システムです。集計データを統合的に分析するなどして、販売全体の状況が俯瞰できるようになります。

ただし、単にシステムを導入するだけでは何も変化しません。そこで重要なのが、導入する目的です。例えば、業務を効率化するためなのか、情報の共有を推進するためなのか、業務フローを刷新するためなのか、など明確に導入後の業務イメージを描けていなければ、導入しても宝の持ち腐れになりかねません。

製造業、小売業、卸売業など、販売管理システムは数多くの業種をカバーしていますが、商習慣や法令、支払いルール、業務フローなどは業種ごとに異なりますし、企業ごとの独自手法もあります。そうした細かい項目の違いも、カスタマイズによって調整が可能です。むしろ、独自性・特殊性が強いほど、より劇的な導入効果が期待できると言えます。

販売管理システムの主な機能一覧

販売管理システムは主に以下の機能から構成されています。

  • 販売管理
  • 在庫管理
  • 購買管理

販売管理

企業は顧客から注文を受け、売り上げを計上して事業を継続します。このように販売活動は事業継続に不可欠です。そのプロセスには見積もりや受注、請求などがあり、それぞれが部門に分かれて業務を行っています。販売管理は、こうした多岐にわたる業務を一元的に管理し、販売サイクルを円滑に回すための業務です。

販売管理における重要な機能は以下の通りです。

見積もり管理
見積もりの入力や作成が行える機能です。作成した見積もりデータを検索したり、一覧表示したりすることもできます。

受注管理
注文が入った商品やサービスの受注情報を入力し登録。この情報を検索することもできます。受注と発注を同時に処理することも可能です。

売上管理
売り上げや売掛情報を入力できます。入力した情報を検索することも可能です。データを集計し、ExcelやCSVで出力もできます。

請求・債券管理
売上データから請求書を発行します。未回収分の検索・一覧表示も可能です。入金済みの債権の消込処理もできます。

在庫管理

商品の出荷や在庫の状況を管理する業務です。受注した商品を迅速に届けることは企業の信頼性に関わるので、サービス品質の向上という観点からも重要な業務と言えます。

より正確性が求められるだけでなく、スピードも重要な要素であり、システム導入によって大幅な効率化が期待できます。

在庫管理に関する主な機能は以下の通りです。

出荷管理
受注確定後、出荷指示を作成する機能です。在庫状況の確認、在庫調整など在庫データの管理もできます。そうしたデータの検索も可能です。

入庫管理
入荷予定、実入荷数の把握ができます。

棚卸
棚卸の管理・登録をする機能です。ハンディ端末と連動できる機能がある製品では、実在庫と実数の照合ができ、業務精度を高めつつ大幅な効率化も実現できます。

購買管理

自社が製造に必要な商材を仕入れる際、各プロセスを管理する業務です。どの商材をいつ、いくらで、どれくらい仕入れるかなどについてその内容を確認しながら管理します。

販売や在庫管理と統合的に管理することで、よりムダやムラのない仕入れが可能になり、経営効率のアップにつながります。

購買管理に関する主な機能は以下の通りです。

仕入れ管理
契約書締結後、仕入れを確定し、在庫計上する機能です。仕入れ予定の入力もできます。

支払い管理
支払い消込入力、支払い予定表の作成など、仕入れに伴う、支払いの管理ができます。

販売管理システムのメリット

販売管理システムは企業にどんなメリットをもたらすのでしょうか。主なメリットとしては以下のような点が挙げられます。

業務効率化
入力フォームや業務フローなどの共通化により、データ入力の手間が軽減されます。各部門での再入力も不要になり、二度手間三度手間の解消が可能です。端末で各部門がつながることでデータ共有も迅速になり、結果、業務全体が圧縮され、生産性がアップします。
属人化排除
部門ごとの独自管理をなくしフォーマットや業務フローなどを標準化することで、業務の属人化を排除可能です。それにより、トラブル対処や引き継ぎなどをスムーズに行えるようになり、業務全体のムラを解消できます。
経営の可視化
部門ごとのデータを統合的に管理することで、販売業務全体を俯瞰できるようになります。製品によってはグラフィカルに状況を示せる機能もあり、経営課題や問題点を素早くあぶりだすことも可能です。
迅速な経営判断
経営の可視化に伴い、迅速で的確な経営判断が可能になります。膨大なデータに基づく分析で、直近の課題に対する的確でタイムリーな施策を打てるだけでなく、中長期の販売戦略も明確にイメージすることが可能です。
コンプライアンスの強化
部門の壁を越えて情報が共有されるため、ミスを減らすだけでなく、不正も事実上できなくなり、結果的に社内コンプライアンスの強化にもつながります。

例えば営業部、出荷・配送部、経理部など部門ごとに独自フォーマットでデータ処理し、確認・入力作業などを行うと、データ集計や分析時の作業負荷が大きくなります。販売管理システム導入による業務フローやフォーマット共通化は、そうした受け渡し工程を圧縮することが可能です。部門間をシームレスにつなぐことができるので、業務効率化を推進できます。

また、業務の一元管理は内部統制にもつながることも大きなメリットです。その結果、従業員の経営への参画意識が高まるという副次的効果も期待できます。

販売管理システムのデメリット

企業に多くの恩恵をもたらす販売管理システムですが、以下のようなデメリットもあります。

導入にコスト・時間がかかる
業務全体に関わるシステムになるため、規模が大きくなり、コストもかかります。しかし、コスト面で妥協すると結果として期待する効果が得られないので、予算の限られた企業にとっては難しい選択を迫られます。
業務フローの刷新を伴う
単に効率化するだけに留まらず、業務フローの刷新を伴うケースも不可避です。その結果、組織や業務スタイル自体を変更することも視野に入れる必要があり、社内に混乱を招く可能性があります。
専門知識のある人材が必要
それまでアナログだった場合はなおさらですが、システム化により専門の保守人材が必要です。人材を用意できなければ、外部へ委託することも考慮しなければいけません。

販売システムのデメリットは、コストや時間ですが、生産性の向上によって十分に元が取れると言えます。業務フロー刷新を伴う場合、最初のうちは現場の混乱もあり得ますが、改善へ向かうことが明白な施策を打つので、解決できない問題ではありません。

次回は、販売管理システムの導入方法やパッケージとスクラッチ開発のどちらがおすすめかなどを詳しく解説します。

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