販売管理とは？
業務フローや目的、管理のやり方をわかりやすく解説

販売管理とは、企業活動の中で発生する利益を計算するうえで必要な情報を管理することです。具体的には、「お金の流れ」と「物の流れ」を管理する業務に分けられ、お金の流れの管理には、売上管理・請求管理・入金管理・支払管理などが含まれます。一方で、物の流れの管理には、見積管理・受注管理・出荷管理などが含まれます。

お金の流れと物の流れはそれぞれ別で管理するわけでは無く、一連の流れでまとめて管理するのが一般的です。たとえば、物の流れを管理する「出荷管理」の後には、お金の流れを管理する「請求管理」を行ないますが、それぞれの一連の流れに沿って処理するため、すべて販売管理の中の管理項目として同時に管理されます。

また、販売管理を行うことで、自社（もしくは自部署）の利益に貢献していない無駄なコストを可視化することが可能です。これにより、業務の最適化、在庫数の最適化など、利益を向上させるための取り組みに役立てられます。

• 販売管理の業務フロー

  販売管理では「お金の流れ」と「物の流れ」を管理しますが、それぞれの詳細を理解するためには業務フローを理解するところから始めましょう。業務フローを知ることで、販売管理が担当する業務範囲を明確に理解できるでしょう。参考として、販売管理におけるの業務フローの図解は以下のとおりです。

  

  1.受注管理	見積り 契約 受注	4.在庫管理	在庫の把握
  2.出荷管理	出荷業務 納品業務	5.仕入管理	製造依頼 発注依頼
  3.請求管理	請求書の発行 代金の回収 支払い確認

  1.受注管理	見積り 契約 受注
  2.出荷管理	出荷業務 納品業務
  3.請求管理	請求書の発行 代金の回収 支払い確認
  4.在庫管理	在庫の把握
  5.仕入管理	製造依頼 発注依頼

  実務では、「お金を管理する業務」と「物の流れを管理する業務」が明確に分かれていない、もしくは両方の側面を持つ管理業務があるため、目的がはっきりせず混乱しやすいです。

  しかし、「注文を受ける→商品を渡す→代金を受け取る」という個人レベルの消費活動と企業活動は本質的には変わらないため、「販売管理＝企業の家計簿」と定義すれば、理解しやすくなるでしょう。

• 受注管理

  受注管理では、見積もりの作成から社内で受注するまでの業務を管理します。具体的には、「見積もりの作成」「契約の締結」「受注処理」の3段階に分けることが可能です。

  初めは、企業間の取引を行なう前に見積書を発行して取引内容を提示します。見積もり書には、注文数や期日に応じた金額を記載します。見積書に問題がなければ、つづいては取引内容を取り交わす「契約の締結」です。

  契約の締結では、見積もりの内容にもとづいて契約書を作成して取り交わす方法もあれば、そのまま注文書を発行してもらって、返送することで注文請書を送るといった方法もあります。どちらを採用するかは、取引先との打ち合わせ内容によるでしょう。

  最後の業務が「受注処理」です。受注処理では、個数や金額の詳細を記載した注文書を受け取り、注文書の内容にもとづいて処理します。処理内容は主に、受注残管理表への入力や生産計画の立案などです。

  これら3つの業務を総じて受注管理といいます。受注管理は販売管理の入り口としての役割を持つため、お金の流れを把握するうえで重要な管理項目のひとつです。

• 出荷管理

  出荷管理では、出荷業務と納品業務を管理します。製造した製品を取引先に納める工程になるため、物の流れを管理する段階です。ここでの管理内容にもとづいて請求書の作成等を実施するため、納めた製品の種類や数量を正確に把握できるように管理しなければいけません。

  出荷業務は、製品の出荷を手配するまでの業務になります。たとえば、製品を出荷するために必要な書類（出荷指示書など）の作成、在庫管理の担当者と出荷情報の共有などがあります。納期遅れや納品忘れを防止するうえで重要な業務です。

  つづいて納品業務は、実際に取引先に製品を納める業務になります。たとえば、自社便で取引先に持ち込む、運送会社に委託して納品してもらう、などの方法を利用して取引先に製品を納めます。取引先に製品を納め、納品書もしくは受領書に取引先の担当者からサインをもらって、納品が完了したことを確認することで、納品業務は完了です。

• 請求管理

  請求管理では、その名のとおり請求書にかかわる業務の管理を行ないます。具体的には、「請求書の発行」「代金回収」「支払いの確認」これら3つの業務を管理します。請求管理はお金の流れを把握するうえで重要な管理業務で、企業の売上を正確に把握するうえでも重要な管理項目です。

  請求書の発行では、納めた製品の数量と発注された金額の内容をもとに請求書を作成します。請求書には、取引内容や請求金額、請求締め日、支払先、支払い方法などを記載し、内容を確認したうえで取引先へ送付しましょう。

  請求書を送付したら、請求書の支払日に合わせて「代金回収」と「支払いの確認」を実行します。代金回収では請求書に記載した金額を取引先から回収しますが、現金回収でない場合は振り込みになるため回収作業は不要です。

  支払いの確認では実際に回収した金額が請求書どおりになっているかを確認します。もし請求書と回収した金額に差異があれば、取引先に問い合わせて修正しましょう。

• 在庫管理

  在庫管理とは、保有する在庫品を最適な量になるように管理することです。在庫管理によって、必要とされる量の製品を必要なタイミングで供給できるようになります。仮に注文を受けて、必要とされる量の製品を取引先が希望するタイミングで供給することが出来なければ、それは在庫管理が出来ていないことを意味します。

  なお、在庫品の適正な数量は、過去の受注データなどから予測を立てて算出するため、対象製品の取引期間が短い場合には算出が難しくなります。

  販売管理における在庫管理では、出荷管理によって製品を納めた後に残った在庫数を正確に把握し、適正な数量に対して不足しているのか余剰にあるのかを確認するのが主な業務内容です。適正在庫に対して不足している場合は、次工程の仕入れ管理で追加製造もしくは追加発注を行ないます。

• 仕入れ管理

  仕入れ管理では、在庫管理で確認した在庫数と適正な数量の差異にもとづいて、製造依頼もしくは発注依頼をかけるのが主な業務です。そのため、適正な在庫数を維持できている場合には、仕入れ管理の業務は発生しません。

  また、追加製造・発注を行なう場合、取引内容によっては再度見積もりの作成や契約を行なわなければいけない可能性があります。たとえば、発注する数量によっては小ロット扱いになるため取引金額が変わるケースでは、再見積もりと再契約が必要になるでしょう。

販売管理を実際に取り組む際は、取り組む目的を知っておくことも大切です。目的を知っているだけで、販売管理の業務を遂行する際の判断基準や方向性が明確になります。

販売管理の目的は、「お金の流れ」すなわち「収支の状況」を可視化して、売上や損益の内容を正確に把握し、その内容を業績向上に役立てることです。お金の流れを正確に把握できれば、ロスが発生しているかどうかや、根本的に売上が足りているかどうかを知れます。これにより、受注から出荷までの課題点を明確にできるため、企業の利益を向上させるための改善案を立てやすくなります。

販売管理のやり方は主にExcelでの管理方法と販売管理システムでの管理方法の2種類があります。それぞれのメリット・デメリットは以下のとおりです。

販売管理システムは、販売管理業務を効率よく処理するために開発されたシステムであるため、導入すれば一定の効果が見込めます。しかし、Excelよりもコストがかかるため、企業の予算によっては導入に踏み切れないケースもあるでしょう。

それぞれのやり方の詳細を確認し、Excelでも問題なく管理できそうならまずはExcelでの管理から開始し、効率や管理負担に課題点が発生するようであればシステムの導入を検討する、といった流れで進めるのも一つの方法です。

• Excelで管理する方法

  Excelは表計算ソフトであるため、在庫数の算出やお金の動きに合わせた計算を必要とする販売管理に適しています。どのような表を作成したいかにもよりますが、Excelのソフト内にはいくつかのフォーマットがあるため、マッチするものがあれば最小限のカスタマイズで表を作成できるでしょう。一例ではありますが、Excelには以下のようなフォーマットがあります。

  

  このようなテンプレートは、Excel内で「販売管理」と検索すれば見つけられます。

  なお、Excelで管理するための表を作る場合、担当者一人で作成しないように注意しましょう。担当者一人で作成してしまうと、その担当者しか理解できない表になってしまう可能性があり、場合によっては業務が属人化するリスクを伴います。

  作成する際は、関係者を含め複数人で行なう、もしくは定期的に複数の人にチェックしてもらうなどをする必要があるでしょう。

• 販売管理システムで管理する方法

  販売管理システムとは、販売管理に関するデータを一元管理し、業務を効率化するためのシステムです。販売管理の業務範囲は見積作成から納品・代金回収まで幅広いですが、販売管理システムを利用すればすべての業務の一元管理が可能です。たとえば、販売管理システムでは以下のようなことができます。

  見積もり作成

  受注管理

  請求管理

  入金管理

  在庫管理

  購買管理

  上記全ての管理業務を一元管理することで、複雑化しやすい販売管理を一つのシステムで完結させられます。これにより、業務の大幅な効率化に期待できますが、一方で「操作方法を覚えなければいけない」「導入コストがかかる」といったデメリットがある点はよく理解しておかなければいけません。

販売管理システムの導入を導入するメリットには、以下のとおりです。

業務の効率化・コスト削減ができる

データの正確性・社内共有のスムーズ化ができる

業務の属人化を防ぎ標準化ができる

情報の可視化で的確な経営判断をアシスト

人的ミスの予防につながる

販売管理システムの導入、運用にはコストがかかりますが、システムの導入で削減できるコスト、業務効率化による作業者のストレス低減といったメリットを考慮すれば導入する価値があるといえるでしょう。

• 業務の効率化・コスト削減ができる

  販売管理システムを利用すれば、販売管理業務のすべてを一元管理できるため、情報共有の効率化や二重入力の防止が見込めます。特に情報共有の効率化は、部門間のやりとりを最小限に抑えられるため、担当者の負担を軽減できるでしょう。

  たとえば、在庫管理をしていくなかで、在庫数が適正な数量に足りていなかった場合、その情報を製造部門と共有しなければいけません。この際、システムを導入していれば、双方がシステム内で在庫数の詳細を正確に把握できるため、共有する手間が最小限で済みます。

  また、在庫管理によって適正在庫を維持できていれば、在庫品の保管コストの削減なども見込めます。保管コストに含まれる費用の例は以下のとおりです。

  在庫品の数量や状態を確認する棚卸し業務にかかる人件費

  製品の場所を入れ替える際に使用するフォークリフトなどの設備費

  保管場所の環境を維持するための空調費 など

  管理コストは余剰在庫の数が増えるほど増加するため、企業の利益率を最大化するうえでも販売管理システムは役立つでしょう。

• データの正確性・社内共有のスムーズ化ができる

  販売管理システムでは、カバーできる業務すべてを一元管理するため情報共有のスピードが向上します。たとえば、システムに必要な情報を入力すれば、リアルタイムでシステム内に反映されるため、同システムを利用する他部署の人も同じタイミングで情報を入手できます。

  これにより、重複発注や納品漏れといった、他部署との情報共有不足によって発生するミスを防ぐことも可能です。納品漏れなどのミスは、場合によっては取引先からの信用を損ねる事態にもなりかねません。システムを導入すれば、このような事態を未然に防げるため、自社の信用度を維持することにもなるでしょう。

• 業務の属人化を防ぎ標準化ができる

  販売管理の業務は多岐にわたり、専門知識も必要なため、業務が属人化しやすいです。特にExcelのような自社で作成・カスタマイズできるツールで管理をすると、担当者のやりやすいようにカスタマイズしてしまうケースも珍しくないため、属人化の要因になります。

  その点、販売管理システムなら決められた範囲内でしかカスタマイズができないため、誰でも利用できる状態を維持できます。また、システムの使用方法のマニュアル化や運用方法のルール化をはかれば、イレギュラーな操作をするリスクも減らせるため、業務の標準化につながって属人化を防げるでしょう。

• 情報の可視化で的確な経営判断をアシスト

  販売管理システムでは、以下の情報を可視化できます。

  過剰在庫の可視化

  進捗状況の可視化

  売れ筋商品、死に筋商品の可視化

  これらの情報の”スピーディーな可視化“は、販売管理システムによってデータを一元管理することで初めて実現します。また、可視化できるデータがリアルタイムで共有されることで、経営にかかわる意思決定を下す際に最新の情報を参考にできるでしょう。これにより、経営会議の話し合いの質がさらに向上するだけでなく、必要な資料を用意する手間も軽減できるなど、いくつもの効果が見込めます。

• 人的ミスの予防につながる

  販売管理システムを導入すれば、人の手を介して処理する業務を減らすことができるため、人的ミスが発生するリスクを最小限に抑えられます。たとえば、販売管理システムに搭載されている入金管理機能や請求管理機能を利用すれば、請求書と振込内容の照会を自動でできたりするため、人的ミスを防ぐことが可能です。

  販売管理はお金の動きを管理するため発生、特に人的ミスの発生にはシビアな側面があります。数円のズレであっても大きな問題になりかねません。

販売管理システムは、営業部門や経理部門など複数の部門が活用するため、会社を横断して情報を管理できる強みがあります。しかし、複数の部門が活用することによる注意点があるのもまた事実です。たとえば、複数の部門を巻き込むことになると、全部門の了承を得たうえで導入をおこなうため、仮に了承が得られなかった場合、交渉や話し合いから始める必要があります。

この他部門の理解を得る工程が障害となり、導入に踏み切れない要因となるケースが多いです。そのため、販売管理システムの導入を検討する場合は、導入価値やコストに対する費用対効果などを調査し、その内容をもとに了承が得られるように努めなければならないでしょう。

「Hi-PerBT KIT3」は、日立ソリューションズ西日本が開発した販売管理・生産管理システムです。販売管理に関わる一連のデータをまとめて管理できるのはもちろんのこと、豊富なテンプレートの中から自社に最適なものをチョイスすることで完全にお客さま仕様のシステムを構築できます。

また、製造業だけに限らず、卸売り業や食品業などさまざまな業種に対応させられる強みを持ち合わせます。過去のシステム導入の実績から得たノウハウをもとに作り上げたテンプレートは、業種別に作られているため、ゼロから業界に合わせたカスタマイズをする必要がありません。そのため、販売管理の効率化を希望する多くの企業で導入できる柔軟さがあります。

• 「Hi-PerBT KIT3」の特徴

  「販売管理・生産管理システム Hi-PerBT KIT3」の特に注目すべき特徴は「短納期」と「低コスト」です。豊富なテンプレートがあるため、ゼロから開発する必要が無く、決められたテンプレ−トの中から選びさえすれば比較的短期間でシステムを構築できます。

  さらに、テンプレートがあることからカスタマイズが必要だとしても最小限で済むため、手戻りの回数も抑えやすいです。これにより、導入までの期間を比較的短くできるため、スピーディーな導入が見込めるでしょう。

  また、カスタマイズが最小限で済む点は、提供側の負担を減らすことでもあるため、低コストで導入できる要因にもなります。以上のことから、「Hi-PerBT KIT3」は短納期かつ低コストで導入できるため、販売管理システムの導入を急いでいる方には最適のシステムです。

• 「Hi-PerBT KIT3」の導入事例

  「Hi-PerBT KIT3」の導入事例として、東邦ガス株式会社様の事例をご紹介します。

  東邦ガス株式会社様では、タンクローリーによるLNG（液化天然ガス）の販売を本格化させていました。しかし、都市ガス事業とLNG販売では、販売の仕組みが大きく異なるため、新たな販売管理システムを用意しなければいけないという課題がありました。そこで導入されたのが「Hi-PerBT KIT3」です。

  既存のシステムでは、お客さまそれぞれの多様なニーズに合わせた販売管理を実現することが難しかったですが、「Hi-PerBT KIT3」の導入によって、お客さま一人ひとりの細かなニーズへの対応が実現しました。

  

  さらに、東邦ガス株式会社様のご担当者様は、システムをゼロから構築する必要があるため、かなりの時間とコストを要すると想定されていましたが、実際に導入する際はでシステム構築に要する時間を大幅に短縮でき、その点を「良かった」と評されております。

販売管理とは、企業活動の中で発生する利益を計算するうえで必要な情報を管理することです。お金の流れの管理と物の流れの管理が主な管理業務で、これらを管理することで売上や損益の内容を正確に把握することを目的としています。

ただし、販売管理の業務内容は多岐にわたるため、正確に把握するといった目的を達成するのは決して簡単なことではありません。そこで役立つのが販売管理システムです。

販売管理システムは、販売管理業務全般を一元管理できるため、情報共有の効率化や、それに伴う業務効率化が見込めます。しかし、効率化に期待できる特徴がある一方で、操作方法を覚えなくてはいけない、それなりの予算を準備しなければいけない、といった点は理解しておかなければいけません。

もちろんコスト等の不安点はありますが、導入によって得られる効果は高いといえるため、販売管理の業務に課題を抱いている場合には導入を検討する価値があるでしょう。