基幹システムとは？ERP・情報システムとの違いや特徴とメリットなどをわかりやすく解説

基幹システムとは、企業において根幹を成す業務（基幹業務・根幹業務）を効率化するシステムのことです。基幹業務・根幹業務は、生産・販売・会計といった企業を経営していくのに欠かせない業務のことをさします。基幹業務が正常に機能しなければ企業の経営がうまくいかず、逆に正常に機能すれば企業の経営が健全に機能するでしょう。

以上のような、重要業務をシステムで管理できるようにしたものを基幹システムと言います。基幹システムは「基幹業務を効率化すること」を目的としているため、導入することで企業の経営に関わる業務を効率化し、企業運営の大きな基盤となるでしょう。

基幹システムの目的と役割は、基幹業務をシステム化することによって、業務を大幅に効率化させたり、業務を標準化して属人化を防ぐなどがあります。
また、情報を一元管理することで、会社の売上や債務情報、在庫状況といった経営情報を可視化できるようになり、必要なときに必要なデータを閲覧できるため、現場での業務効率化やミスの削減、経営層の迅速な意思決定が可能になります。

基幹システムを正しく理解するうえで、ERP（システム）や情報システムとの違いの把握は欠かせません。ERPとは、企業の重要な資源（人や設備、情報など）を管理して、経営に関わる重要な業務の効率化をはかる手法のことをさします。

基幹システムはERPの手法の中に含まれたシステムの一部であり、ERPを実現させるために欠かせない要素の一つです。以下の画像を確認して、基幹システムとERPの関係性をイメージしてみてください。（情報システムは基幹システムに伴う情報処理を行うシステムのこと）

ちなみに、最近はERPのことをERPシステムと呼ぶことも多いです。その理由として、企業の資源を管理する方法に「システム化」を採用することが多い点や、「ERPシステム」といったように基幹システムや情報システムをパッケージ化したシステムが開発されている点が挙げられます。

基幹システムと会計システムではできることが大きく異なります。
基幹システムでは、生産管理、販売管理、購買管理、在庫管理などそれぞれの業務プロセスに合わせたシステムになります。各業務を統合して管理するため、組織全体の業務管理を一元化でき、経営情報の可視化やスピードアップが可能です。
一方、会計システムでは、会計業務を自動化して帳簿や決算書（財務諸表）などの作成・管理を行うもので、仕訳の入力、集計、決算書の作成などの会計業務を自動化するものになります。そのため、会計システムで対応できる範囲は、経理領域のみに限定されます。

基幹システムは、バックオフィス系システムや業務系システムなどとも呼ばれることもあります。業務が停止すると企業活動そのものも停止してしまう可能性があるため、企業活動を維持する上で必要不可欠なシステムとなります。
たとえば、財務会計、生産管理、販売管理、購買管理、在庫管理、人事給与などの基幹システムがありますが、これらはそれぞれの業務を成り立たせるためには欠かせないシステムになります。
そのため、基幹システムは、停止することが許されないといった特徴を持ちます。

経営部門では、企業を安定的に経営するために予算を適切に管理していく必要がありますが、予算管理機能を利用することで予算の作成・編成、予算の進捗管理、集計データの分析、業績予想、レポート作成などが行えるようになります。

リアルタイムに予算と実績を比較分析し、予算と実績の乖離が大きい場合は改善すべき点を明らかにして対処し、期中に予算の見直しが必要になった場合は数値を修正して予算を再編成します。

経営部門では、日々の取引を帳簿に記載・決算を行う必要がありますが、会計管理機能を利用することで仕訳の入力、集計、決算書の作成を行えるようになります。システムに入力した取引データは自動的に仕訳されるため、会計業務の負担を軽減することができ業務の効率化がはかれます。
また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの税制改正に対応しているシステムであれば、デジタル運用にも対応できるようになります。

基幹システムの種類や必要性を把握したら、続いて導入するメリットを確認しましょう。メリットを正確に理解しておけば、導入を検討する際の有効な検討材料になります。「他の企業も使っているから」といった理由ではなく、「このメリットを享受したいから導入したい」といったように、明確な理由を抱いて導入できるようにメリットを把握しておいてください。

• 基幹システムを導入するメリット

  各業務内のデータ・情報を一元化

  業務効率化

  業務標準化

  経営状況の可視化・経営における重要決断の迅速化が実現

• 各業務内のデータ・情報を一元化

  基幹システムを導入すれば、各業務のデータ・情報を一元化できます。業務のデータを一元化できれば、データを活用して他のシステムと連携できたり、効率的な業務管理をしたりすることができるでしょう。

  また、一元化して管理することはデータの可視化にもつながります。可視化できれば、システムの情報を最新の状態で把握できるため、経営に関する決断をする際や新たな取り組みをする際の決断スピードを早めるのに役立つでしょう。

• 業務効率化

  基幹システムは、「基幹業務の効率化」を目的に開発されていることもあって、導入すれば業務効率化が期待できます。具体的には、在庫管理や給与管理などの業務作業スピードが向上したり、各業務の作業ムラを改善してヒューマンエラーの発生を防げたりします。

  また、システムを導入すれば人の手が必要な業務を削減することにもなり、人件費などのコスト削減にもつながるでしょう。コストを削減できれば新しいシステムを導入したり、それ以外の効率化の資源を開発する資金に回したりすることも可能です。

• 業務標準化

  業務標準化とは、作業や成果が上がるまでの工程（フロー）などにルール・手順を設けることで、熟練度や経験年数関係なく同じ業務内容を遂行できる状態にすることです。基幹システムを導入すれば、従業員が行っていた作業をシステム内で完結できるため、誰がシステムを扱っても同じ成果物を構築できます。

  また、企業内で属人化しやすい「難しい業務」をシステム化すれば、属人化していた業務を標準化できて比較的簡単な業務を残すことも可能でしょう。これにより、標準化のハードルがさらに低くなるため、企業の運営を安定化させたいのであれば基幹システムの導入は必須と言えます。

• 経営状況の可視化・経営における重要決断の迅速化が実現

  基幹システムは企業の経営に必要な業務をシステム化しているため、経営に関わる情報やデータをシステム内に蓄積しています。そのため、システムを導入することによって経営に関わる情報の可視化ができるようになります。経営に関わる情報を可視化すれば、経営層の人たちは企業経営における重要な決断をする際に、可視化した情報・データを確認して迅速な決断ができるようになるでしょう。

  さらに、システムに新しい情報をすぐに組み込むような仕組みを作っておけば、可視化する情報・データは常に最新のものにすることができ、より質の高い情報を基に経営に関する決断を下せるようになります。

基幹システムの導入にはメリットがある一方で、デメリットもあります。これから紹介するデメリットとメリットを比較したうえで、本当に導入する価値があるかどうかを判断するようにしてください。

• 基幹システムのデメリット

  導入コストがかかる

  必ずしも高い効果を発揮するとは限らない

  これらのデメリットは、導入方法やシステムの選定次第で十分に解消できます。

• 導入コストがかかる

  どんなシステムでもそうですが、導入するにはコストがかかります。場合によっては、従業員がシステムの操作を覚えるための教育コストも想定しなくてはいけません。導入後の成果を見越して、コストを受け入れる価値があるのかを判断しましょう。

  後に解説しますが、基幹システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、どちらを導入するかによってもかかるコストが変わってきます。クラウド型なら月額費用、オンプレミス型なら初期導入費用がかかるので、自社の予算などに合わせて最適なシステムを導入しましょう。

• 必ずしも高い効果を発揮するとは限らない

  基幹システムは、基幹業務の効率化を目的として作られているため、導入すれば一定の効果が見込めます。しかし、システムを利用する担当者がPCの操作を得意としていなかったり、自社の管理体制にマッチしていないシステムであったりすれば、いくら効率化を目的に作られたシステムだとしても、高い効果を発揮できないでしょう。

  「自社でも扱えるレベルのシステムか？」「自社の業務体系にマッチしたシステムか？」に留意しつつ、後述する「基幹システムを選ぶポイント」を参考にしてシステムを選んでみてください。

• 基幹システムを選ぶポイント

  システム運用と業務運用に乖離が無いか

  既存の業務内容とあまりにも乖離しすぎたシステムを導入してしまうと、導入後の負担が大きくなります。従業員の負担を第一に考えておかないと、いくら効率の良いシステムを導入しても健全な運用ができません。

  各機能のデータが密連携し、一気通貫しているか

  基幹システムは、会計・人事・販売などさまざまな業務のシステムが組み込まれているため、それら全ての連携がある程度取れていなければシステムとしては効果が半減してしまいます。基幹業務を一元化するメリットを享受するためにも、これらのシステムが一貫して連携できているかを確認しておきましょう。

  必要な情報を抽出し、活用することができるか

  システムを一元管理するうえでトレーサビリティは非常に重要です。トレーサビリティとは必要な情報を素早く検索できることを意味しており、この機能が充実しているかどうかでシステムの質は大きく変わります。

• オンプレミス型・クラウド型

  基幹システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。オンプレミス型は自社のサーバーとネットワークを利用してシステムを構築するタイプで、クラウド型はインターネット上で提供されている既に構築されたタイプのことです。

  オンプレミス型はゼロからシステムを構築するので、自社の業務体系に最適なシステム形態を構築することができるメリットがあります。カスタマイズの自由度も高いので、業務体制が変化してもそれに対して柔軟に対応できるでしょう。

• 一方でクラウド型は、既に構築されたシステムなのでゼロからシステム内容を設計する必要が無いというメリットがあります。しかも、契約さえしてしまえばすぐに利用を開始できますし、提供側の開発次第ではさらに効率化する機能をアップデートできたりもします。ただし、オンプレミス型ほど拡張性は無いため、自社の業務が特殊だったりする場合には適していない場合がある点には注意が必要です。

  

基幹システムを導入する流れを知っておけば、導入時までに考えておくべきことなどを整理できます。スムーズな導入を実現するためにも、以下の流れを参考にしてみてください。また、弊社の販売管理・生産管理システム「Hi-PerBT KIT3」は業種別のテンプレートが事前に準備されているため「イージーオーダー型」での開発が可能です。「イージーオーダー型」の場合の導入の流れについても簡単にご紹介します。

基幹システムを導入する流れ

1. 基本構想
   既存の業務内容とあまりにも乖離しすぎたシステムを導入してしまうと、導入後の負担が大きくなります。従業員の負担を第一に考えておかないと、いくら効率の良いシステムを導入しても健全な運用ができません。
2. 要件定義
   業種テンプレートなどを用いて業務運用について確認します。これにより、必要な要件を洗い出します。要件を洗い出すことで、必要な機能などが明確になるため、自社にマッチしたシステムにするためにはどのようにすべきかが明確になります。イージーオーダー型の「Hi-PerBT KIT3」では、業種テンプレートを用いて業務運用を確認するため、必要な要件を効率的に洗い出すことができます。要件定義の精度向上につながります。
3. 基本設計
   システムの基本設計を検討していきます。要件定義で明確にした必要な機能などを盛り込み、システムの設計を進めます。イージーオーダー型の「Hi-PerBT KIT3」では、業務テンプレートを利用し、画面イメージを見ながら設計出来るため、早期に仕上がりイメージを掴むことが可能です。
4. 詳細設計
   基本設計の内容を基に、実際に作り上げるために必要な設計事項を追加していきます。基本、提供業者の担当者と打ち合わせをしながら決めるのが一般的です。
5. テスト
   出来上がったシステムをテストしていきます。利用してみることで感じる不具合が絶対に出てくるため、現場の意見などを参考にしつつ改善を繰り返していきましょう。
6. 本稼働
   テスト稼働でシステムに問題が無いとの結果が出たら、実際に本稼働に移ります。

基幹システムとは、企業において根幹を成す業務（基幹業務・根幹業務）を効率化するシステムのことです。基幹業務は企業運営に欠かせない重要な業務であるため、これらを効率化することは企業全体の業務効率化をはかることに近い意味があるでしょう。

基幹システムを導入すれば、業務効率化・標準化や業務内容の可視化が実現します。導入コストはもちろんかかりますが、基幹システムが十分な効果を発揮すればコストパフォーマンスの高い成果を得ることができます。