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ERPとは?基幹システムとの違いや導入のメリットをわかりやすく解説
ERPシステムが持つ機能やメリットなどをご紹介します。
ERPシステムを導入すれば、業務全体を効率化していくことができるため、
ぜひ本記事を参考に導入の検討をしてみてください。
ERPという考え方は、企業のリソースを効率よく管理するうえで欠かせません。企業の統制力を高めるためには、ERPという考え方に基づいて全体の把握や効率化をはかることが重要で、統制力を高めることによって企業に良い影響を与えると考えられています。DXが注目される昨今の状況と、ERPの重要性を踏まえてERPシステムを導入しようと考えている方も多いのではないでしょうか?
本記事では、ERPシステムが持つ機能やメリットなどを解説します。本記事の内容から、ERPシステムが自社にどのような効果をもたらすのかを知ることができれば、導入価値があるかどうかを見定めることが可能です。
ERPとは?定義や意味をわかりやすく解説
ERPとは、「Enterprise Resources Planning」の略称で、企業を構成する基本的な資源要素(「ヒト」「モノ」「お金」「情報」)を一か所に集約して、効率よく活用しようとする考えのことです。ERPは「考え方」としての用語ではありますが、最近では、その考え方を実現するための「システム」をさす用語としても使われています。
そのため、「ERPシステム」と「ERP」という用語はほぼ同じような意味として利用されることの方が多いです。(本記事において、以降の「ERP」という用語は全てシステムとしての意味で表記します)
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ERPが注目される背景
ERPが注目されるようになった背景に、各基幹システムにおける連携の重要性が挙げられます。ERPが注目される前までは、企業の根幹を成す業務すなわち基幹業務(会計・人事・生産・物流・販売)を効率化するツールは「基幹システム」が一般的でした。
基幹システムは各業務に特化したツールであるため、それ自体は優秀なツールですが、連携性能はERPよりも劣ります。そのため、企業経営における意思決定を下す際に必要な情報を得るためには、個々のツールからデータをピックアップしなければならず、企業全体を俯瞰するには物足りない現状がありました。
そこで注目されたのがERPです。ERPは基幹業務すべてをカバーできるシステムで、会計・人事・生産・物流・販売のすべての情報を一元管理できます。これにより、各システム同士の連携が容易となり、企業全体を俯瞰するための情報を素早く入手できるようになったのです。
また、昨今の流れとしてテレワークなどの働き方が普及し始めていますが、この点においてもERPは注目されているシステムの一つになっています。基幹業務のすべてを一元管理するため、基幹システムのようにすべてのツールを順次バラバラにアップデートする必要がありません。それゆえに、ERPなら働き方の変化に素早く柔軟に対応できるシステムとして注目されています。
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ERPと基幹システムとの違い
前項でERPと基幹システムについて取り上げましたが、これらのシステムは混合されやすく、それぞれの違いを明確に理解できていない人もいます。基幹システムとは、企業における根幹を成す業務(基幹業務)を効率化するためのツールで、ERPと同様に「ヒト・モノ・お金・情報」を管理します。
異なる点は、そもそも基幹システムはERPに含まれているシステムのことをさしており、基幹システムはERPの一部でしかない点に違いがあります。ERPは「基幹システム」と「情報システム」の2つから構成されるシステムであり、以下の図のようなイメージで成り立っています。基幹システムは実務に当たる部分の効率化・一元化をはかるシステムであり、情報システムは情報の処理や伝達などを効率よく行うシステムのことをさします。ERPによってそれぞれがあわさることで、さらに「ヒト・モノ・お金・情報」を効率よく一元管理することが可能です。
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ERPと業務システムの違い
基幹システム以外にも、ERPと間違われやすいものとして業務システムがあります。業務システムとは、特定の業務を効率化するために使用することを前提にしたシステムです。たとえば、顧客管理システム、営業支援システム、勤怠管理システム、文書管理システムなどがあり、ERPよりも管理する業務の粒度が細かいです。
ERPで業務システムが対応する業務をカバーすることも可能ですが、より細かく緻密に業務を管理したい場合には、業務システムの方が適しているでしょう。
ERPに備わっている主な機能
ERPは基幹システムと情報システムに対応した業務をカバーできるため、搭載されている機能は多いです。ただし、業務システムのように細かな粒度で管理できる機能は持ち合わせていないため、どのように活用すべきかは吟味する必要があるでしょう。ERPに備わっている主な機能は以下のとおりです。
ERPに備わっている主な機能
項目 | 詳細 |
---|---|
会計管理 | 財務会計や債権・債務の管理ができる機能。帳簿の作成やデータ入力も可能。お金の動きを可視化したり、正確に把握したりするのに最適。 |
購買管理 | 発注や受注の管理ができる機能。企業間取引の内容を正確に把握するのに最適。 |
生産管理 | 生産計画・工程計画・品質管理などができる機能。生産工程を全て管理することで、ヒト・モノの管理を最適化できる。 |
販売管理 | 納品や売上、見積もりなどに関する業務を効率化できる機能。見積書の作成や売上・納品実績の管理なども可能。 |
人事・給与管理 | 人事・給与に関する業務を効率化する機能。社員の情報や出勤時間などを把握でき、経費申請の受諾なども可能。 |
資材調達・在庫管理 | 資材調達・在庫管理の業務を効率化する機能。適正在庫を維持するための機能や、それに伴う資材調達を実施する機能などが組み込まれている。 |
主に基幹業務を効率化する機能が搭載されています。また、それぞれの管理機能とあわせて、各業務で入力されるデータを可視化する機能やデータの情報をもとに将来の受注予測をする分析機能などもあります。
ERPのメリット
ERPが注目されている背景を踏まえ、実際に導入を検討し始めている方も多いのではないでしょうか。ERPを導入するのなら、導入によってどのような効果・メリットが得られるのかを知り、自社に導入する価値が本当にあるのかを見定めることが重要です。
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ERPのメリット
- 一元管理による業務効率の向上
- 経営層の意思決定スピードの向上
- 内部統制の強化に貢献
ERPの導入によって得られるメリットのほとんどが、基幹業務の一元管理からきています。以降のメリットの解説を通して、一元管理の重要性について共感できる部分があれば、ERPの導入価値をさらに高まるでしょう.。
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一元管理による業務効率の向上
ERPは基幹システムと情報システムが組み込まれたシステムであるため、それぞれで管理する情報・データを一元管理できます。一元管理することによって、ERP内で業務状況の把握ができるだけでなく、それぞれの連携も容易となります。
その結果、情報共有のスピードが大幅に向上し、必要な情報の取りまとめや把握といった手間のかかる業務の効率化が見込めるでしょう。他にも一元管理により、二重登録といった手間のかかる作業もなくなり業務の効率化ができます。二重登録とは、2つのシステムに共通するデータをそれぞれのシステムに入力する作業のことです。二重登録は必要な作業として行われてきましたが、ERPを導入することによって、管理するデータが一元化されて二重登録が不要になります。
たとえば、営業で使用した経費を入力する場合、営業管理システムと経費管理システムの両方に同じデータを入力する必要がありました。しかし、ERPを導入すれば、これら2つのシステムも統合されるため、一度の入力で完結します。
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経営層の意思決定スピードの向上
ERPによって各業務のデータを一元管理すれば、ERP内に登録されているすべてのデータを可視化できます。そのため、経営方針や経営戦略を決める際に必要な重要情報も可視化することができます。重要情報を可視化できれば、そのデータをプリントしてすぐに経営層の会議に組み込めるため、意思決定を下すスピードを早められるでしょう。
また、ERPのシステムには経営分析機能といった、経営方針を決める際に役立つ情報を取りまとめる機能もあるため、その機能を利用すればより詳細な情報をベースに意思決定を下すことが可能です。ただ早く意思決定を下すのではなく、より根拠のあるデータを用いて意思決定を下せるようになる点が、ERPの強みであるといえます。
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内部統制の強化に貢献
ERPは一つのシステム内で各部門の業務を管理するため、ムダの無い業務体制を構築することができます。
たとえば、各部門が別々のシステムを利用していることが原因でバラバラに作業しているとします。この場合、それぞれが管理する業務において、生産日報の入力や経費入力など重複する作業が発生しやすくなります。しかし、ERPを利用すれば重複作業の発生を防ぐことができるだけでなく、各部門の連携強化もでき、自然と内部統制が強化される方向へ進むことが見込まれます。
また、同じシステムを利用していれば各部門間のコミュニケーションにも齟齬が生まれにくくなるため、効率的な情報共有が実現します。ERPの強みは「ヒト・モノ・お金・情報」にかかわる各組織が、一つのシステムによって密な連携が取れる点にあるでしょう。
ERPのデメリット
ERPのメリットとあわせてデメリットも確認しなくてはいけません。ERPの良いところだけを見て導入してしまえば、導入してから後悔するような事態にもなりかねません。デメリットを知り、それらを理解したうえで導入に踏み切れるのか判断しましょう。
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ERPのデメリット
- 導入コスト・ランニングコストがかかる
- 一元化による業務体制・プロセスの見直しが必要
ERPはシステムであるため、導入するにはコストがかかります。しかもコストは、場合によっては数千万円とかかることもあるため、導入するかどうかは予算感も含めて吟味しなければいけません。
また、一元管理ができるメリットがある反面、一元管理するために体制変更などの管理体制を整えることが求められます。
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導入コスト・ランニングコストがかかる
システムの導入にはコストがどうしてもかかってしまいます。オンプレミス型なら導入コスト、クラウド型ならランニングコストがかかるため、導入前に検討しているシステムの費用感を確認しなければいけません。ERPの価格はピンからキリまであるため、システムによっては導入に踏み切れない要因にもなるでしょう。
導入するERPのコストが高いかどうかは、実際に導入するシステムがもたらす成果に左右されます。システムの導入で得られるメリットや効率化する業務によって、削減できるコストを踏まえ、導入コスト・ランニングコストが高いかどうかを判断しましょう。
たとえば、既存の管理体制である程度の業務が効率化されており、導入によって大幅な変更が見られない場合には導入価値が薄いといえます。逆に上記のようなケースでは、既存システム同士の連携ができるようなカスタマイズをした方が、さらなる効率化を期待できるかもしれません。
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一元化による業務体制・プロセスの見直しが必要
既存の管理業務がある中で、システムを導入するということはその既存業務の見直しが必要になることを意味します。もちろん、既存の管理体制を維持する形でシステムを導入することもできる場合はありますが、それでもある程度の見直しは必要になるでしょう。
特にシステムの運用に関するルール設定では、いくらシステム内のフォーマットができあがっていても利用の仕方次第ではうまく統制が取れない可能性が出てきます。ERPを利用する各部門同士で、きちんと運用に関するルール決めやプロセスの見直しを行なって、効率的なシステムの運用ができるように工夫しましょう。
ERPを導入するまでの流れ
前項のデメリットで触れたように、ERPを導入するには業務体制・プロセスの見直しが必要です。そのため、実際に導入するとなった場合、業務体制・プロセスの見直しも含めた以下の流れに沿って導入しましょう。
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ERPを導入するまでの流れ
- プロジェクトチームの立ち上げ
- 業務の棚卸を行う
- 新たな業務フローを構築し導入するERPを決定する
- ERPの導入・運用
ERPを導入するためには、専門のプロジェクトチームの立ち上げが必須です。ERPは企業全体の業務を巻き込んだシステムになるため、専門のチームを立ち上げなければ円滑な導入ができません。
そして、チームを立ち上げたら、そのチームを中心に業務体制やプロセスの再構築を行なって、実際に導入・運用していきます。
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1.プロジェクトチームの立ち上げ
プロジェクトチームの立ち上げは、導入に際して最も重要な工程です。ERPは企業の基幹業務を統合的に管理するため、必然的に企業全体を巻き込んだプロジェクトになります。この際、中心となるチームがなければ、円滑な導入に期待できず、導入後もスムーズに運用できない可能性があるでしょう。
プロジェクトチームを立ち上げる際、チームメンバーには以下のような人材を組み込んでください。
- 各事業部門からの代表者
- システム運用に長けた人材
- すべてをまとめるリーダーとなれる人材
なるべく早く導入までたどり着きたい場合は、積極的に発言できる人材を優先してチームに組み込みましょう。そうすることで会議の活発化に期待でき、円滑な話し合いが実現します。
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2.業務の棚卸を行う
業務の棚卸しとは、自社が取り組んでいる業務を洗い出して整理することです。業務の棚卸しをすることで、自社が請け負う業務の全容を把握でき、ERPの導入に伴って不要な業務やプロセスを排除することが可能です。
たとえば、「営業担当者による営業管理システムへの経費入力」と「営業担当者による経費管理システムへの経費入力」という二重登録の業務があったとします。ERPを導入すれば入力作業は一度で済ませられるため、これらの業務を一つにまとめることが可能です。
また、業務の棚卸しは、「現場社員のヒアリング」や「既存の業務関連資料から洗い出す」といった方法で洗い出しましょう。必ず二つの方法で業務を洗い出すことが重要で、片方の方法でしか洗い出しをしなかった場合、洗い出した内容が不十分である可能性が高いです。
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3.新たな業務フローを構築し導入するERPを決定する
業務の洗い出しと整理が完了したら、ERPでカバーする業務範囲を決め、新たな業務フローを構築しましょう。すべての業務をカバーできればそれに越したことはないですが、理想が高すぎるとERPを選定する際の障害にもなるため、カバーしたい業務に優先順位をつけることを推奨します。
また、優先順位を付けたら実際の業務を、だれが・なにを・いつ・どのように業務にあたるのかを意識して業務フローを構築していきましょう。そして構築が完了したら、その内容に基づいて導入するERPを決定していきます。ERPの選定方法は、後半の「導入するERPを選ぶ際のポイント」で解説します。
また、この時点でERPを導入する具体的な内容については、プロジェクトチーム内でしか共有されていないため、一通りの内容が決まったこの段階で関係者にアナウンスしておいてください。仮に参考となる意見が出た場合には、構築した業務フローを再度見直すことも検討しましょう。
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4. ERPの導入・運用
実際にERPを導入したら、プロジェクトチームが中心となって運用を開始していきます。運用に際してプロジェクトチームが行なうべきことは以下のとおりです。
- 運用ルール・マニュアルの策定
- ERP利用予定者への教育
- 導入効果の確認
とにかく、現場で利用する担当者がERPの理解を深められるように努めることが最も重要です。もちろんプロジェクトメンバーのほとんどがERPを利用する側になるわけですが、その他にも関係する人は必ずいるため、導入に対して抵抗感を生まないようにフォローしていきましょう。
また、運用していく中で導入効果を定期的に確認することも大切です。導入によってどのような効果が得られたのかを確認し、ERPでカバーできていない業務があればプロセスの修正を行なうなど、再度効果検証をしていきます。自社の改善では限界がある場合は、ベンダーに相談してERP自体をカスタマイズするのも一つの方法です。
導入するERPを選ぶ際のポイント
ERPを実際に導入するにあたり、どのようなERPを導入するかは非常に重要なポイントです。導入するERPを選ぶ際のポイントは以下のとおりです。
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導入するERPを選ぶ際のポイント
- 導入目的に合うものを選ぶ
- 製品のタイプで選ぶ
- 操作性で選ぶ
- 他システムとの連携性で選ぶ
- セキュリティの高さで選ぶ
- ベンダーの信頼性で選ぶ
- 費用で選ぶ
すべてのポイントを意識すると希望するERPを見つけにくいため、ポイントのなかで特にどれを重視したいかを絞って選びましょう。
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導入目的に合うものを選ぶ
「なぜERPを導入するのか」「ERPに何を求めているのか」といった部分を明確にして、その目的を達成できる可能性の高いERPを選びます。たとえば、「特定の部門同士の連携を特に強化したい」といった目的があった場合、連携性に優れたERPを導入することが求められるでしょう。
基本的にERPは全ての業務を一元管理するため連携性は優れていますが、情報を共有する方法や可視化する方法はシステムによって異なるため、目的に沿ったシステムがどれか吟味しなければいけません。仮にイメージしている機能がどのERPにもない場合は、ベンダーに直接相談してカスタマイズによって機能を追加できる可能性があるのかを確認してみるのも一つの方法です。
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製品のタイプで選ぶ
製品のタイプは、総合型、コンポーネント型、クラウド型、業務ソフト型の4種類があります。それぞれの違いを正確に把握することで、自社に適したタイプがどれか判断できるでしょう。
タイプ メリット デメリット 総合型 ・基幹システムと情報システムの全ての業務をカバーできる
・導入後比較的スムーズに運用を開始しやすい
・コストが高くなりやすい コンポーネント型 ・カバーする業務範囲を絞ることができる
・既存の基幹システムを活かした状態で導入できる
・後から必要な機能が増えてカスタマイズを要する可能性がある クラウド型 ・クラウド上で利用できるためインターネット上でどこからでも操作できる
・導入コストを抑えられる
・カスタマイズがしにくい 業務ソフト型 ・特定の業務に特化しているため企業全体を巻き込まずに導入できる ・特定の業務以外の管理業務は効率化できない すべての業務をカバーしたいのなら総合型が最適です。導入コストが高くなりやすいですが、企業全体を巻き込むため、大幅な効率化に期待できます。
利用範囲を絞って導入したい場合は、コンポーネント型と業務ソフト型が最適です。コンポーネント型なら組み込む機能を細かく設定できますし、業務ソフト型なら特定の業務用にすでにパッケージ化されているため、目的をピンポイントで達成しやすいでしょう。
クラウド型は、クラウド上に構築されたERPを利用するためインターネットに繋がっていれば、どこからでも利用できます。また、導入コストも抑えられるため予算を十分に確保できていない企業に最適です。ただし、他のタイプと比べるとカスタマイズ性は低くなります。
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操作性で選ぶ
企業全体を巻き込んだ導入になる可能性が高いため、操作性は重要なポイントです。操作性が優れているシステムは初心者でも比較的使いやすいことを意味するため、導入に際して現場からの抵抗を生みにくいでしょう。
もし操作性がよくないERPを導入してしまった場合、実務担当者が使いにくいと感じて不満を生んでしまう可能性があります。現場担当者から不満が生まれると、利用効率の低下や導入しても定着しないといった問題が発生するかもしれません。そのような事態を防ぐためにも、操作性に優れたシステムを導入しなければならないでしょう。
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他システムとの連携性で選ぶ
ERPは基幹業務全体をカバーできるシステムではありますが、細かい粒度で業務を処理することには不向きです。
たとえば、ERPでも生産計画を自動で立てる機能はありますが、別システムの「生産スケジューラー」と比べるとその粒度は劣ります。生産スケジューラーの場合、生産計画の自動立案ができるのはもちろんのこと、その計画内容も秒単位で策定可能です。ERPでは秒単位の粒度で計画の立案はできません。
このようにERPでは劣る部分を補えるシステムを利用している場合は、そのシステムと連携することでさらに効率を高められます。もし他システムとの連携性が優れていなければ、ERPと生産スケジューラーのような相乗効果には期待できないでしょう。
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セキュリティの高さで選ぶ
ERPでは企業の資源要素(「ヒト」「モノ」「お金」「情報」)をすべて管理するため、情報漏洩が発生するようなことがあれば企業運営を脅かすほどの事態にもなりかねません。そのため、セキュリティの高さはどのERPを選ぶにしても必ず重視すべきポイントの一つです。
セキュリティの高さに懸念が残る可能性のあるタイプは、クラウド型が該当します。クラウドタイプはインターネットを介してログインするため、ウイルスなどによって情報が漏えいする可能性はゼロではありません。
その点、オンプレミス型なら社内の閉鎖されたネットワーク内にシステムを組み込むため、高いセキュリティ性能が期待できます。ただし、オンプレミス型であっても、セキュリティの内部対策(企業内でのセキュリティ事故など)や外部対策(ウイルス対策や不正アクセス対策など)の対策はしっかりとしておかないといけません。
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ベンダーの信頼性で選ぶ
信頼できるベンダーとは、主にサポート体制の優れたベンダーのことをさします。ERPは導入して終わりではありません。その都度、業務との兼ね合いでカスタマイズしたい部分がでてくることもあるでしょう。そのような時にベンダーのサポート体制がよくなければ、カスタマイズのやり取りに対する労力がかなりかかってしまいます。
ベンダーが親身に対応してくれるかどうかは、正直導入してからでないと分からない部分もあるため、信頼性を確認する際はネット上の口コミなどの情報を参考に判断する必要があるでしょう。
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費用で選ぶ
ERPの費用はピンからキリまであります。数百万円以内で収まるものもあれば、何千万円とかかるものもあるため、予算によっては導入が難しいERPも出てくるでしょう。
たとえば、総合型のようなタイプだとカバーできる範囲が広いため、かなりの費用が掛かります。一方でクラウド型のようにすでに構築されているERPを導入する場合は、コストを抑えて導入できます。
ただ、費用をベースに選ぶ場合は単純に「安ければいい」といったスタイルで決めないようにしてください。あくまでも重要なのは、必要な機能を有しているERPを導入することであるため、機能と費用の両方を確認したうえで導入するERPを決めましょう。
まとめ
ERPとは、企業を構成する基本的な資源要素(「ヒト」「モノ」「お金」「情報」)を一ヶ所に集約して、効率よく活用しようとする考えのことをさします。最近では、ERPシステムと同じ意味合いで使われることの方が多いです。
また、ERPはさまざまな業務をシステム内で一元管理できるため、情報共有の迅速化やそれに伴う業務効率化に期待ができます。なお、ERPは多くの業務をカバーすることはできても粒度の細かな管理は得意としていないため、生産スケジューラーのように細かい粒度で業務を処理できるシステムと連携できれば高い効果が見込めるでしょう。そのため導入するERPは連携性に優れたものがおすすめです。