基幹システムと業務システムの違いとは？
それぞれの種類と役割・導入メリットをわかりやすく解説

基幹システムと業務システムのもっとも大きな違いは、対応している業務の範囲です。基幹システムとは、その名の通り基幹業務（販売管理や生産管理など）の効率化を目的としたシステムで、業務システムはその他の個々の業務の効率化を目的としています。
それぞれの違いをまとめた表は以下のとおりです。

基幹システムは企業の経営に直に関わる業務を管理しているため、万が一システムが停止した場合には企業全体の活動が停止する可能性があります。一方で業務システムは、企業活動全体までとはいかずとも、そのシステムがカバーする業務の範囲内には影響を及ぼすでしょう。

これらのシステムの違いが混合されやすい原因は、業務システムが扱う業務範囲にあると考えられます。業務システムは包括的な業務を補助するために開発されているため、システムによっては基幹業務に関わってくることもゼロではありません。そのため、対応する範囲が近しくなって、基幹システムと業務システムが混合して受け止められることがあるのでしょう。

• 基幹システムとは

  基幹システムとは、企業において根幹を成す業務、すなわち基幹業務を効率化するシステムです。基幹業務は、生産・販売・会計といった企業を経営していくのに欠かせない業務をさします。基幹業務は、正常に機能しなければ企業の経営が停滞しますし、逆に正常に機能すれば企業の経営が健全に機能します。

  以上のように、重要な役割を持つ基幹業務をシステムで管理できるようにしたものが基幹システムです。基幹システムは「基幹業務の管理の効率化」を目的としているため、導入によって企業の経営に関わる業務を効率化し、企業運営の大きな基盤となるでしょう。

  種類	役割
  販売管理システム	受注、出荷、売上、請求など、販売に関する業務を管理
  生産管理システム	生産計画、製造指示、進捗管理、品質管理など、生産に関する業務を管理
  人事労務システム	従業員の入社、退社、異動、給与計算、社会保険手続き、勤怠管理など、人事労務に関する業務を管理
  財務会計システム	仕訳入力、伝票処理、決算処理など、財務会計に関する業務を管理
  在庫管理システム	商品の入庫、出庫、在庫状況、発注管理など、在庫に関する業務を管理
  勤怠管理システム	従業員の勤務時間、残業時間、休暇などを管理

  基本は各業務の管理を効率よく行うためのシステムであるため、それぞれの役割も対象業務の範囲内全域にわたります。システムによっては相互に補助しあえるものもあり（例：人事労務システムと勤怠管理システム）、1種類よりも2種類導入したほうがさらに管理効率が上がるケースもあります。

  システムの導入自体にコストはかかりますが、導入によって得られる効率化の効果は業務の重要性が高い分だけ比例して高くなるでしょう。基幹システムのより詳しい内容は以下のページでも取り上げているため参考にしてみてください。

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  販売管理システム

  販売管理システムとは、取り扱う製品・商品の販売プロセス全体を効率よく管理するためのシステムです。主に以下のような管理をシステム内で処理できます。

  管理項目	内容
  受注管理	顧客からの注文を受けて、それを処理する業務。見積書の作成、受注登録、納期確認などが含まれる。
  出荷管理	製品・商品を顧客に出荷する業務。ピッキング、梱包、配送手配、配送状況の確認などが含まれる。
  売上管理	商品の販売に伴う売上を計上し、請求書を発行する業務。売上計上、請求書発行、入金確認などが含まれる。
  顧客管理	顧客情報を一元管理し、顧客との関係強化をはかるために必要な情報をまとめる業務。顧客情報登録、取引履歴管理、顧客分析などが含まれる。
  在庫管理	商品の在庫状況を把握し、適正在庫（多すぎず、少なすぎない適正な在庫量）を維持する業務。在庫数確認、発注管理、在庫分析などが含まれる。

  販売管理システムを導入すれば、受注から出荷までをシステム内で一元管理できるため、在庫の把握や納期管理などの業務が大幅に効率化します。管理項目に在庫管理がありますが、別で在庫管理システムを導入して連携させれば、より効率的な在庫管理をはかることも可能です。

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  生産管理システム

  生産管理システムとは、製造業における生産活動の計画、実行、管理を支援するシステムです。自社内での生産が行われない場合には不要であるため割愛していただいて問題ありません。

  製造現場を効率よく稼働させるために重要な役割を持つシステムで、生産計画から品質管理までの製造工程を効率よく管理します。取り扱う製品の種類・量が多くなるほど生産管理の重要性は高まるため、生産数や生産日程の管理などの業務対応キャパに余裕がない企業には最適なシステムといえるでしょう。

  管理項目	内容
  生産計画	販売計画や在庫状況などをもとに、生産に必要な資材や人員、設備などを計画する。
  資材所要量計画	生産計画に基づいて、必要な資材の種類と数量を計算し、発注計画を立てる。
  工程管理	生産計画に基づいて、製造工程の進捗状況を管理し、遅延やトラブルを防止する。
  品質管理	製品・部品の品質を検査し、不良品を排除して流出を防ぐ管理。
  在庫管理	原材料や仕掛品、完成品の在庫状況を管理し、適正在庫を維持する。
  原価管理	製品や部品の製造原価を計算し、適正なコストで受注できているかを確認する。場合によってはコスト削減や単価アップの交渉なども実施する。

  生産工程で必要な管理全般を効率よく処理します。ただ計画を立てるだけのシステムではなく、原価もシステム内の表にきれいにまとめられるため管理しやすくなります。また、同時にコストが適正か、赤字になっていないかの確認もしやすくなるため、利益率の減少防止・向上にも役立つでしょう。

  人事労務システム

  人事労務システムとは、従業員の入社から退社までの様々な人事・労務手続きを効率化し、従業員情報の管理を一元化するシステムです。紙やExcelで行われていた煩雑な手続きをデジタル化できるため、給与管理効率の向上やコスト削減、コンプライアンス遵守などが実現するでしょう。

  管理項目	内容
  従業員情報管理	従業員の氏名、住所、連絡先、入社日、職歴、スキル、評価など、従業員に関する情報を一元管理する。
  勤怠管理	従業員の勤務時間、残業時間、有給休暇などを管理し、給与計算や労務管理に活用する。
  社会保険手続き	従業員の社会保険加入、脱退、変更などの手続きをする。
  年末調整	従業員の年末調整に必要な情報を収集し、年末調整書類を作成する。
  採用管理	求人情報の掲載、応募者情報の管理、選考プロセスの管理などをする。
  人事評価	従業員の目標設定、評価、フィードバックなどを管理する。
  教育研修	従業員の教育研修計画の作成、実施状況の管理、効果測定などを支援する。

  従業員を雇って運営する企業であれば必須のシステムといえます。雇用する人数が多くなるほどその管理は煩雑化しますが、システムさえ導入してしまえば人事に関する業務全般をシステム内で一元管理できます。

  財務会計システム

  財務会計システムとは、企業の財務・会計業務を効率化し、正確に会計情報を管理するためのシステムです。日々の取引データの入力から、帳簿の作成、決算処理、財務諸表の作成まで、お金の流れに関わる業務の全てを効率よく管理できます。

  経理に関係する業務全般を管理できるため、導入によってお金の流れを正確に把握しやすくなるメリットがあるでしょう。経営会議などで利用する資料の作成もしやすくなるため、企業の規模（取り扱うお金の量）が多くなるほど役立つシステムといえます。

  管理項目	内容
  仕訳入力	取引内容に基づいて、勘定科目、金額、日付などを仕訳伝票に入力する。
  帳簿作成	仕訳データに基づいて、総勘定元帳、補助元帳などの帳簿を自動的に作成する。
  決算処理	期末に、未払費用や未収収益の計上、減価償却費の計算など、決算に必要な処理を行う。
  財務諸表作成	決算処理の結果に基づいて、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表を作成する。
  管理会計	部門別損益計算や原価計算など、経営管理に必要な情報を提供する。
  税務申告	法人税、消費税などの税務申告に必要な書類を作成する。

  管理会計と税務申告についてはシステムによって搭載していないケースがあります。

  財務会計システムでは外部に提出する資料の作成もできます。例えば、株主に提出する資料なども過去に入力したデータに基づいて自動作成できるため、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生するリスクを最小限に抑えつつ重要資料を作れるでしょう。

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  在庫管理システム

  在庫管理システムとは、商品の入出庫や保管、在庫状況などを一元管理し、効率的な在庫管理を実現するためのシステムです。在庫を持ち合わせる業務がある企業に最適なシステムで、導入すればシステム内で在庫数などを効率よく管理できます。

  管理項目	内容
  在庫状況の把握	商品の種類、数量、保管場所、入出庫履歴などをリアルタイムに把握する。
  入出庫管理	商品の入庫、出庫、移動などを記録し、在庫数を自動的に更新する。
  発注管理	在庫状況に基づいて、適切なタイミングで発注を行い、在庫切れや過剰在庫を防止する。
  棚卸	定期的に在庫の実数を数え、システム上の在庫数と照合し、差異を調整する。
  分析	在庫状況や入出庫履歴などを分析し、在庫管理の改善に役立てられる。

  適正在庫の維持を目的としており、システムによっては過去の受注履歴などから分析をして適正在庫の算出も可能です。また、在庫管理システムは他のシステムと連携しやすく、販売管理システムや生産管理システムなどと連携すれば、より適切な販売管理や生産管理が実現するでしょう。

  勤怠管理システム

  勤怠管理システムとは、従業員の勤務時間や休暇などを記録・管理するためのシステムです。従来、タイムカードや紙の帳簿で行われていた勤怠管理をデジタル化し、正確かつ効率的な管理を実現します。

  人事労務システムと重複する部分もあるため、それぞれを導入して連携させればさらに効率よく人事・労務関係の業務を管理できるでしょう。また、キャパ次第では人事労務の管理をしている部門でこのシステムを利用すれば、人事労務管理から勤怠管理まで全てを同部門内で管理できる可能性があります。

  管理項目	内容
  出退勤打刻	従業員が出社・退社時に、ICカードやスマートフォン、PCなどを使って打刻を行い、勤務時間を記録したデータを管理する。
  休憩時間管理	休憩開始・終了時刻を記録し、休憩時間を管理する。
  残業時間管理	残業申請や承認をシステム内で行い、残業時間を管理する。
  休暇管理	有給休暇、代休、特別休暇などの申請・承認を行い、休暇日数を管理する。
  シフト管理	従業員のシフトを作成・管理し、勤務予定を把握する。
  給与計算	勤怠データに基づいて、給与計算を行う。
  労務管理	労働時間や残業時間などを集計し、法定労働時間遵守状況を確認する。

  勤怠管理システムを導入すると、必然的にICカードなどによる打刻が必須となるため、紙媒体のタイムカードなどは廃止する方針になります。出勤時間などもシステム内ですべて表にまとめられるため、把握自体も容易となるでしょう。

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• 業務システムとは

  業務システムとは、基幹業務以外のさまざまな業務の効率化をはかるシステムです。基幹業務以外の全ての業務を管理するのではなく、細かな個々の業務に対応したシステムをさすため、その種類は業務の数だけ存在します。

  主な業務システムの種類として、以下の表内のシステムが挙げられます。

  種類	役割
  グループウェア	社内の情報共有や従業員同士のコミュニケーション、業務効率化を総合的に支援するシステム。スケジュール管理、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、さまざまな機能を備えている。 例）Google Workspace、Microsoft 365、サイボウズ Office、Notes
  ナレッジマネジメントツール	企業内に蓄積された知識やノウハウを共有・活用するためのシステム。FAQ、マニュアル、議事録などをデータベース化し、検索や編集を容易にする。 例）Confluence、Kibela
  ビジネスチャットツール	テキストや画像、ファイルなどをリアルタイムで共有し、コミュニケーションを活性化させるツール。スピーディーな情報共有や意思決定を促進する。 例）Slack、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKS
  スケジュール管理システム	個人の予定や会議室の予約などを一元管理し、スケジュール調整を効率化するシステム。ダブルブッキングを防ぎ、スムーズな業務遂行をサポートする。 例）Google カレンダー、TimeTree
  社内SNSツール	従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れる場を提供するツール。情報共有や意見交換を促進し、組織の活性化に貢献する。 例）Microsoft Teams、Workplace from Meta、Chatwork

  各業務システムが対応する範囲は基幹業務に比べれば狭いです。しかし、導入すれば業務内の間接的な部分（コミュニケーションや情報共有など）が効率化するため、各従業員の生産性の向上に期待できるでしょう。
  ただし、利用方法によってはコミュニケーションが活発化しすぎて、従業員同士のトラブルが発生するなどのリスクも少なからずあるため、導入に際しては一定のルールを設けることも大切になります。例えば、入力する内容を制限するなど、効率よく業務システムを活用するために、その都度ルールの策定・改善が求められます。

  グループウェア

  グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションの円滑化をはかるツールをさします。

  基幹システムで業務の効率を底上げしたとしても、その入力や管理は結果的に人が行うため、従業員間同士のコミュニケーションは必須です。そのため、グループウェアによってコミュニケーションの頻度を高めて情報共有を効率化させれば、結果的に基幹業務の効率的な管理にもつながるでしょう。
  例えば、生産管理をするにしても在庫数の入力が最新のものになっているかどうかは、システムを見るだけでは把握しにくいです。そこで、グループウェアを通じて担当者との連携を深めておけば、そのデータが最新のものなのかどうか把握しやすくなりますし、常に新鮮なデータを管理し続けることが可能になります。

  

  ナレッジマネジメントツール

  ナレッジマネジメントツールとは、企業内に蓄積された知識やノウハウ、経験などの知的財産を組織全体で共有・活用するためのシステムです。各部署が閉鎖的な組織だと、各従業員が持ち合わせる重要な知識やノウハウを共有できませんが、ナレッジマネジメントツールがあれば比較的簡単にノウハウの共有ができます。

  属人的な業務が存在する企業におすすめのツールで、「その人しか対応できない業務がある」等の悩みを抱えている場合には導入を検討してみたほうがよいでしょう。

  また、ナレッジマネジメントツールを導入すれば、必要な情報を探す時間を短縮し、過去の失敗の繰り返しを防げます。再発防止は製造業だけに限らずあらゆる分野で求められることですが、このツールがあれば効率よく再発防止がはかれるでしょう。

  ビジネスチャットツール

  ビジネスチャットツールとは、社内外のコミュニケーションを円滑にするためのツールです。テキストや画像、ファイルなどをリアルタイムで共有し、スピーディーな情報共有や意思決定を促進します。グループウェアと似ていますが、それぞれの特徴や用途が異なるため、どちらを導入すべきかは社内の状況を考慮して決める必要があるでしょう。

  	グループウェア	ビジネスチャットツール
  特徴	組織全体の業務効率化と情報共有を総合的にサポート スケジュール管理や掲示板、ファイル共有など多様な機能を備える 情報の蓄積と管理に優れている	リアルタイムなコミュニケーションに特化 テキスト、画像、ファイルなどを手軽に共有できる 複数人での会話（グループチャット）や個別での会話（ダイレクトメッセージ）が可能
  用途	組織全体の情報共有とコミュニケーション スケジュール調整 稟議申請や承認などのワークフロー管理 社内ポータルを通じた各種情報へのアクセス	迅速な情報共有や意思決定 チーム内での気軽なコミュニケーション 簡単なタスク管理や進捗確認 顧客対応や社外とのコミュニケーション（一部ツール）

  どちらかというと、ビジネスチャットツールのほうが従業員同士のコミュニケーションの活発化には適しています。グループウェアは、情報共有やスケジュール管理など業務に必要な情報を管理・共有するのがメインで、ビジネスチャットツールはコミュニケーションがメインです。

  LINEなどのSNSが普及した昨今においては、比較的利用されやすいツールであり、導入に対しても従業員から抵抗を受けにくいメリットがあります。

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  スケジュール管理システム

  スケジュール管理システムとは、その名の通りスケジュール管理を効率よく行うシステムです。主に、個人の予定や会議室の予約、タスクの進捗などを一元管理し、効率的なスケジュール調整と時間管理を実現します。

  スケジュールをスマホで管理する人が増えてきた昨今において、スケジュール管理システムは受け入れられやすい傾向にあります。例えば、TimeTreeのようなアプリを導入すれば、個人のスケジュールと社内のスケジュールを同時に管理できるようになるため、スケジュールのダブルブッキングを防止しやすいです。

  また、従業員同士でスケジュールを共有できるようになれば、他の担当者がどこに営業に行っているかなど細かな部分まで把握しやすくなるため、先のことを予測して業務を遂行しやすくなります。

  

  社内SNSツール

  社内SNSツールとは、企業内で利用されるコミュニケーションツールです。従業員同士が気軽に情報交換やコミュニケーションを行える場として効果的で、組織全体の活性化や連携強化を促進します。

  グループウェアは情報共有やスケジュール管理、ビジネスチャットツールはファイルやテキストデータなどの手軽な共有が主な役割でしたが、社内SNSツールの場合はコミュニケーションの促進に特化したツールといえます。

  LINEもその一つで、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取れれば社内SNSツールとして機能するでしょう。

  ただし、LINEなどのようにプライベートで利用しているSNSを企業内でのコミュニケーションに活用するのは、従業員が嫌がるケースも十分に考えられるため、新たに社内用のSNSツールを導入することをおすすめします。もしくは端末を支給して、業務用とプライベートでスマホを分けさせるのも一つの方法です。