ERP導入の目的とは？
メリットや失敗ケースからわかる選定のポイントを解説

ERPを導入する主な目的は、企業が持つデータを一元管理し、経営の意思決定を迅速かつ正確にすることです。

ERPでは、主に会計や人事、生産、販売など経営に関わる基幹業務のデータを一元管理できるため、各部門で入力した情報をシステム内でリアルタイムに確認できます。これにより、経営層が経営における意思決定を行なう際に必要な情報はシステム経由で素早く取得できるため、迅速に意思決定を下すことが可能です。

また、ERP内に蓄積されるデータはすべて数値で入力されて定量的であるため、正確でもあります。ERPの種類によっては、蓄積したデータをベースに分析を行なう機能も搭載されており、その機能を活用すれば過去の受注履歴のデータから今後の受注予測を立てるといったことも可能です。

ERPを導入していない企業の多くは、生産管理システムや経理システムなど、各業務に特化した基幹システムを導入しています。基幹システムを導入している場合、各業務におけるデータの管理は、基幹システム内で管理するのが一般的です。

基幹システムごとにデータを管理すると、二重登録による負担増加や、二重登録の際の入力ミスによる両システムのデータ矛盾などが発生します。たとえば、経理システムと営業管理システムの経費に関する同一の情報を入力しなければいけないとします。この際、2つのシステムに同じ情報を入力する手間が発生するだけでなく、片方の入力する数値を間違えれば、システム間でデータ矛盾が発生します。

その点、ERPを導入すれば一つのシステム内で経理や営業などの業務を統合して管理できるため、各業務で共通する情報だとしてもシステムに一度情報を入力するだけで完結します。これにより、二重登録の手間を削減できるだけでなく、入力ミスによるデータ矛盾も併せて無くすことが可能です。

特化した基幹システムを個別に管理するよりも、ERPを導入した方が一つのシステムを管理するだけで済むため、管理の手間や二重登録などのリスクを踏まえれば、導入の必要性は高いでしょう。

ERPを導入するメリットは以下の5つです。ERPの持つ機能や性能が、具体的にどのような効果をもたらすのかをメリットを通して知れるでしょう。

ERPの目的を達成するための方法の一つでもある各業務データの一元管理は、メンテナンスや業務効率を高める要因となります。逆にERPを導入しても社内のデータをERP内に全て統合することができなければ、十分なメリットが得られない点には気を付けなければいけません。

• 社内のデータを一元管理できる

  ERPは基幹業務の全てをカバーできるシステムになっているため、その業務に関わる社内のすべてのデータをシステム内でまとめて管理できます。基幹業務は主に以下の5種類があります。

  販売管理

  輸出入管理

  生産管理

  会計管理

  人事・給与管理

  基幹業務のデータを一元管理することで、各部門が書面や帳票類をERP内で更新する度にリアルタイムで最新の情報を入手できます。これにより、各部門間の情報共有はERP内で素早く完結するため、従来まで必要としていた情報共有の手間を削減可能です。

  また、ERPによるデータの一元管理は、二重登録の解消といった効果も発揮します。たとえば、入金や支払いに関するデータをERPに登録する際、従来だと同じ担当者が別々のシステムに2回に分けて入力していたものが、ERPの場合は一度入力するだけで登録が完了します。

  二重登録は入力するデータが増えるほど負荷が増すため、担当者の業務効率を下げるとして問題視されている側面もありました。しかし、ERPの登場によって二重登録の必要性がなくなり、担当者の負担軽減や二重登録の際の入力ミスによるデータ矛盾の防止が実現しています。

• メンテナンスや更新を一元化できる

  すべての基幹業務の管理をERPによってカバーすることで、従来は基幹システムごとに実施していたメンテナンスや更新も一元化できます。特に更新においては、ERPがもたらすメリットは大きいです。なぜなら、法改正があった場合に、その対象となる業務が複数あったとしてもひとつのシステムを更新するだけで済むためです。

  たとえば、経理に関する法改正があった際、その対象となる業務は経理だけでなく給与管理や販売管理にまでおよぶ可能性があります。これがもし基幹システムを利用している場合、経理システム、給与管理システム、販売管理システムのすべてを更新しなければいけません。しかしERPならこれら全てのシステムが統合されているため、一度の更新で済みます。

• 業務効率・生産性が向上する

  ERPシステムの導入によって企業が持つデータを一元管理でき、その結果、業務効率・生産性の向上がはかれます。特に効率化される部分は「部門間の情報共有」です。たとえば一元管理によって、各部門の担当者も同じシステムを使用することになるため、更新されたデータをリアルタイムで共有できます。

  ERPが無ければ、情報を別部門と共有するために「メールにデータを添付して送る」「直接足を運んで書類を渡す」などの手間がかかってしまうでしょう。ERPでは、そういった手間を無くして情報共有のスピードを最短にすることが可能です。

  情報共有が最短化することで、「生産計画が立てやすくなる」「各部門が使用した経費を一括して管理できる」など、業務効率を高めて業務にかかる時間を短縮できるでしょう。その結果、空いた時間を他の業務に充てることもできるため、生産性の向上にも期待できます。

• 経営方針・戦略の意思決定が早くなる

  基幹業務のデータを一元管理することで、経営に関わる情報をシステム内で見える化できるため、その情報をもとに経営方針や戦略を立てやすくなります。たとえば、ERPの種類によっては経営分析機能があり、過去の入力したデータを参考に今後の予測値を算出し、そのデータを表やグラフにまとめることが可能です。

  分析データはERPを使用すれば素早く抽出でき、そのデータを参考にすれば経営方針・戦略における意思決定を迅速に行えるでしょう。また、分析データだけでなく各部門で入力したデータもERPを利用すればすぐに確認できるため、経営に関わる意思決定を下すために必要な情報を迅速に収集可能です。

  

• 内部統制を強化できる

  内部統制とは、自社が健全かつ効率的に事業運営を進めていくための「仕組み」のことをさします。ERPを導入すれば、各部門がERPを含んだワークフローに則って業務を遂行することになるため不正を防止でき、その結果、内部統制の強化がはかれます。

  また、ERPを利用して管理している業務のデータは、ERPを利用するすべての部門で管理・チェックできるため、情報の透明性が高いです。そのため、過度な負担を強いられる業務体制や社員のお金に関する不正などを防ぐ要因にもなります。

  このように内部統制が強化されることで、外部からの評価向上も期待できます。取り扱う情報（特にお金に関する情報）の透明性が高ければ、社会的信用を得やすくなり、金融機関からお金を借りやすくなるでしょう。また、社会的信用のアップによって入社希望者が増えるといった副次的な効果も期待できます。

前提として、ERP自体は業務を効率化するうえで効果的なツールであるため、デメリットよりも受けられるメリットの方が多いです。しかし、導入・運用にかかるコストといったデメリットとして捉えられる側面もあることを、これからERPの導入を検討している方は押さえておく必要があります。

ERPの導入でかかる費用はクラウド型とオンプレミス型で異なります。それぞれの特徴を知り、その性能に見合ったコストになっているかを確認したうえで導入を検討することが重要です。

オンプレミス型の方が、自社に最適化したシステムを構築しやすいですが、コストが高くなりやすくなります。システムによっては何百万円とまとまったお金が必要になるため、カスタマイズによって求める機能を搭載できなければコストを割高に感じてしまうことも考えられます。

一方でクラウド型の場合、すでに構築されたサービスを利用するため、契約後すぐに利用できるうえにコスト自体も抑えられます。ただし、カスタマイズ性はオンプレミス型に劣るため、自社が求める機能を最初から搭載しているかどうかの確認が必要です。

どちらを利用するにしても、重要なのは自社が求める性能・使いやすさがあるかです。コストは確かに高くなりやすいですが、求める最適な性能を備えたERPをオンプレミス型で構築できるのであれば、高いコストを負担する価値はあるでしょう。クラウド型も同様で、求める機能とコストが見合っていれば導入価値は十分にあります。

ERPの導入にあたり、失敗するケースを把握しておかないと高いコストを支払って導入したにもかかわらず、「自社にとって効果の薄いツールを導入してしまう」といった事態にもなりかねません。失敗を未然に防ぐうえで押さえておくべき失敗例は以下の4種類です。

ERPの導入において、「導入」自体が目的になってはいけません。必要とする機能、自社の業務の状態はどうなっているのか、など自社の状況を正確に把握し、それに基づいたシステムを導入しないと、「ムダな機能の追加によるコストの増加」や「導入に対する担当者間での認識齟齬」などが発生します。

また導入後、どのように運用すべきかを計画としてまとめ、それらを遂行できるメンバーを揃えた上で導入しないと、思うような結果が得られないことも想定されるでしょう。

ERPは基幹業務全体をカバーできるシステムであるため、導入する際は企業全体で準備しておかなければいけません。導入準備は主に以下3つのポイントを意識して取り組みましょう。そうすることで、導入後のスムーズな運用が可能です。

ERPの導入に伴って、社内の体制の整備が主なポイントになります。たとえば、導入する目的・方向性、それに基づいた業務プロセスの体系化やプロジェクトチームの発足といったように、ERPを受け入れる体制を準備しておくことが重要です。

• 業務プロセスを体系化する

  ERPは基幹業務全体をカバーできるシステムではありますが、万能ではありません。そのため、業務プロセスを体系化し、ERPを活用できる業務の明確化が必要です。

  ERPの活用箇所を明確にしていく中で、大体のケースで既存の業務プロセスに対してERPを合わせられない箇所が出てきます。たとえば、その企業独自の業務（特定の製品にのみ実施する作業など）を採用しているケースでは、その業務に対してERPを利用できないことがあります。

  この際、ERPをカスタマイズすれば、業務プロセスに対してERPを組み込むことが可能です。しかし、カスタマイズを実施すればその分コストもかさむため、業務プロセスの内容によっては予算オーバーも考えられます。

  そのため、ERPを導入する際は業務プロセスを体系化したうえで、導入するERPに合わせてプロセスを改善することを推奨します。業務プロセスをERPに合わせられれば、低コストで導入できるクラウド型を採用することも可能です。

• もっとも実現したい目標を絞る

  ERPの導入によって実現したい目標を絞ることで、システム選定がしやすくなります。たとえば、「ERPの利用を通して経理部門と営業部門の連携を強化する」のように、1〜2つくらいの目標に絞りましょう。

  ERPはカバーできる業務の範囲が広いため、さまざまな効率化をめざしたくなりがちですが、目標が乱立してしまうと必要な機能が定めづらくなり、システム選定が難しくなります。そのため、最も実現したい目標を決めて、その目標を達成するために適したシステム選定をすることが大切です。

  仮にいくつも目標があって絞れない場合は、最低限の優先順位をつけるだけでもシステム選定の参考にしやすいです。優先順位をつける際は、現時点で最も非効率な業務に対する目標など、ボトルネックとなっている部分に対する目標の優先度を高めることで順位付けがしやすくなります。

• 現場の人間もプロジェクトメンバーに加える

  ERPを導入する際のプロジェクトチームには、必ず現場の人間も加えましょう。仮に、経営層やマネジメント層だけでチームを構成してしまうと必ず現場との認識違いなどのギャップが生じます。このようなリスクを最小限に抑えるためにも、現場の人間は必ず加えてください。

  また、現場の人間を加えることで、経営層が把握できていない現場の課題を知ることにも繋がります。ERPの導入が、実際に直面している現場の課題解決に繋がれば、現場の業務効率化だけでなく各作業員のモチベーションアップにも期待できるでしょう。

ERPとは、企業経営における重要な資源要素「人・モノ・お金・情報」を適切に分配し有効活用することで、データの一元管理と業務効率化をはかるシステムです。導入することによって、既存の基幹システムを統合することが可能になり、リアルタイムでの情報共有や内部統制の強化につながるでしょう。

ただ、ERPは基幹業務の全体をカバーできるシステムということもあって、導入による影響は企業全体におよびます。それゆえに、業務プロセスの体系化やプロジェクトチームの発足、十分な予算といった事前準備が必須です。

また、それに応じたコスト（教育費やデータ移行費など）もかかるため、導入する際はその成果とコストが見合ったものかを見定めたうえで適切に判断することが重要になります。ツールとしての価値は十分にあるため、コストや機能を良く見定めたうえで最適なシステム選びを実現してみてください。